KommunalBIT, Kostenverrechnung 2011, Jahresabschluss zum 31.12.2011, weitere Vertretung des Vorstands

Betreff
KommunalBIT, Kostenverrechnung 2011, Jahresabschluss zum 31.12.2011, weitere Vertretung des Vorstands
Vorlage
R II/017/2012
Art
Beschlussvorlage - AL

Der Stadtrat ermächtigt die Verwaltungsratsmitglieder zu folgender Beschlussfassung im Verwal­tungsrat des KommunalBIT:

1.   Die Grundsätze zur verursachungsgerechten Kalkulation der Kosten der zu erbringenden Leistungen für 2011 werden anerkannt.

2.   Der Jahresabschluss zum 31.12.2011 wird festgestellt. Da weder Gewinn noch Verlust vor­liegen, braucht über die Verwendung/Behandlung nicht entschieden werden.

3.   Der Vorstand wird für das Geschäftsjahr 2011 entlastet.

4.   Die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Dünkel.Schmalzing & Partner wird zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss zum 31.12.2012 und den Lagebericht für das Geschäftsjahr 2012 von KommunalBIT gewählt. Die Prüfung hat sich auch auf die Ordnungs­mäßigkeit der Geschäftsführung und der wirtschaftlichen Verhältnisse im Sinn von Art. 107 Abs. 3 Satz 2 GO (entsprechend § 53 Abs. 1 HGrG) zu erstrecken.

5.   Herr Björn Katscher wird ab 01.11.2012 zum weiteren Vertreter des Vorstands bestimmt.

 

Dem Verwaltungsrat obliegen die Entscheidungen über

·      Regelungen zur Vertretung des Vorstands,

·      Grundsätze zur verursachungsgerechten Kalkulation der Kosten der zu erbringenden Leis­tungen,

·      Feststellung des geprüften Jahresabschlusses, die Entlastung des Vorstands sowie die Be­stellung des Abschlussprüfers.

Auf § 6 Abs. 1 Nr. 1, 4, 5 und 10 der KommunalBIT-Unternehmenssatzung wird verwiesen. Ent­sprechende Beschlüsse des Verwaltungsrats bedürfen nach § 6 Abs. 2 der Unternehmenssat­zung jedoch einer vorangehenden Weisung bzw. Ermächtigung durch den jeweiligen Stadtrat an die betreffenden Verwaltungsratsmitglieder.

1. Kostenverrechnung 2011

Die von KommunalBIT im Jahr 2011 angewandten Kalkulationsgrundsätze sind der Anlage 1 zu entnehmen. Im Kern wurde wie schon im Vorjahr das gesamte, bei KommunalBIT in 2011 ange­fallene Aufwandsvolumen (saldiert mit geringfügigen Erträgen) im Wege einer ausführlichen Be­triebsabrechnung den 3 Städten zugeordnet. Dabei sind wieder die 4 Produktarten

·      Fachanwendungen,

·      Arbeitsplatzsysteme,

·      Telekommunikation sowie

·      Kopierer/Multifunktionsgeräte

gebildet worden. Lediglich bei der Stadt Erlangen kommt noch die Betreuung von deren Schul-IT hinzu.

Die Abrechnung der während des Jahres 2011 geleisteten Abschlagszahlungen ergibt unter Be­rücksichtung der genannten Kostenverrechnung folgende Aufteilung auf die Städte:

 

Gesamt

Erlangen

Fürth

Schwabach

 Abschläge

10.221.641,13

4.912.315,00

4.011.030,24

1.298.295,89

 Verrechnete (bilanzielle) Leistungen

10.650.761,93

5.096.183,65

4.070.624,28

1.483.954,00

 Überdeckung (+)/Unterdeckung (-)

-429.120,80

-183.868,65

-59.594,04

-185.658,11

 

Die für die Stadt Fürth mit 4.011.030,24 € ausgewiesenen Abschläge entsprechen den Sollstel­lungen im Jahr 2011 auf der Hst. 01.0200.6750.0000 im Sonderbudget 10700. Insoweit ergibt sich für 2011 nun eine Unterdeckung von -59.594,04 € gegenüber den im Wege der Nachkalku­lation (vgl. oben) zugewiesenen Kosten. Es müssten also knapp -60 Tsd. € jetzt, d.h. zu Lasten des Haushalts 2012, an KommunalBIT nachgezahlt werden:

Tatsächlich kommt es jedoch zu einer Erstattung von rd. +83 Tsd. €. Hierzu wird angemerkt:

Auch im Jahr 2011 war die (bilanzielle) Aufwandsentwicklung von KommunalBIT noch von „Nachfolgen“ des Gründungsprozesses beeinflusst. Konkret ging es dabei insbesondere um die Übernahme von 3 Fürther Beamten, die sich endgültig entschieden hatten, zu KommunalBIT zu wechseln. KommunalBIT musste – allein hieraus – aufwandswirksame Rückstellungen für Pen­sionen sowie Beihilfen dotieren. Der Pensionsrückstellung mussten für die 3 Fürther Beamten 290.829 € zugeführt werden; bei der Beihilfe fielen 94.133 € an. In Summe belastete dies das KommunalBIT-Ergebnis 2011 in Höhe von -384.962 €. Wirtschaftlich betrachtet ist dies in einem „erweiterten Gründungszusammenhang“ zu sehen. Insoweit macht es keinen Sinn, dass die
-384.962 € in den verrechenbaren IT-Aufwand 2011 (aller drei Städte) einfließen.

Zahlungstechnisch erfolgt die Neutralisierung des bilanziellen IT-Aufwands 2011 dergestalt, dass jetzt diese -384.962 € nicht anteilig allen drei Städten in Rechnung gestellt werden, son­dern in Summe dem sog. „Fürther Verrechnungskonto“ (bei KommunalBIT) belastet werden. Hiervon partizipieren die drei Städte in folgender Relation:

·      Erlangen: 186.889,69 € (48,6 %)

·      Fürth: 142.489,48 € (37,0 %)

·      Schwabach: 55.582,83 € (14,4 %)

In etwa dieser Relation hatten die -384.962 € die (oben stehenden) „Verrechneten (bilanziellen) Leistungen“ bei allen Städten zuvor lt. KommunalBIT belastet.

Für die Stadt Fürth kommt es für 2011 schlussendlich zu einer Erstattung von 82.895,44 € und entsprechenden üpl. Einnahmen, freilich um den Preis der – hier aber sachgerechten – Belas­tung des Verrechnungskontos bei KommunalBIT um -384.962 €.

2. Jahresabschluss zum 31.12.2011

Die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Dünkel.Schmalzing & Partner hat der Rechnungslegung 2011 von KommunalBIT den uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt.

Auch die erweiterte Prüfung nach Art. 107 Abs. 3 Satz 2 GO (entsprechend § 53 Abs. 1 HGrG) zur Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und wirtschaftlichen Verhältnisse ergab keine Be­anstandungen. Der Abschlussprüfer regt jedoch an, die zukünftige Preiskalkulation so auszu­richten, dass

·      KommunalBIT aus (s)einem Jahresgewinn Rücklagen zur Investitionsfinanzierung bilden kann und

·      eine marktübliche Verzinsung des Eigenkapitals erwirtschaftet wird.

Beides ist so den §§ 10 Satz 1, 14 Abs. 1 KUV zu entnehmen. Jedoch empfiehlt das Beteili­gungsmanagement hierbei zu berücksichtigen, dass KommunalBIT – als praktisch reiner „IT-Selbstversorgungsbetrieb“ der drei Städte – keinerlei Marktrisiken ausgesetzt ist. Die zitierten Soll-Vorschriften der KUV gehen h.E. insoweit an der spezifischen (risikofreien) Situation von KommunalBIT vorbei. Würde man – anders als jetzt – KommunalBIT zukünftig Gewinne ermög­lichen, müssten dies die drei Städte ihrerseits, d.h. über höhere IT-Preise refinanzieren. Davon rat das Beteiligungsmanagement ab.

Wirtschaftlich schließt KommunalBIT das Jahr 2011 mit einem – wiederum – ausgeglichenen bilanziellen Ergebnis ab, da auch die Kostenverrechnung 2011 (vgl. oben) so konzipiert war, dass weder ein Gewinn noch Verlust entsteht. Im Einzelnen wird auf die Anlage 2 (Bilanz plus Gewinn- und Verlustrechnung) verweisen.

KommunalBIT tätigte im Jahr 2011 bilanzwirksame Investitionen von ca. 3,383 Mio. €; im Wirt­schaftsplan waren hierfür 3,585 Mio. € veranschlagt worden. Die Kreditaufnahmen lagen im Jahr 2011 mit 1,500 Mio. € exakt auf dem Niveau des Planansatzes.

Der Jahresabschluss zum 31.12.2011 kann nun festgestellt und der Vorstand für das Ge­schäftsjahr 2011 entlastet werden. Des Weiteren ist der Abschlussprüfer für das Geschäfts­jahr 2012 zu wählen (vgl. Ziffern 2. bis 4. des Beschlussvorschlags).

Im Lagebericht weist der Vorstand u.a. auf Folgendes hin:

·      Die im Geschäftsplan 2008 angekündigten und weiter geplanten Effekte beim rechnerischen Personalaufwand konnten so nicht realisiert werden, ebenso konnten spürbare Skaleneffe­kte bei gemeinsamen Beschaffungen noch nicht erwirtschaftet werden. Zusammen mit in­zwischen aufgetretenen Mehrungen gegenüber dem Leistungsportfolio 2009 und Anpassun­gen gegenüber den ursprünglich gerechneten Abschreibungszeiträumen führt das dazu, dass die Werte des Geschäftsplans von 2009 nicht mehr direkt mit den Ergebnissen des Unternehmens verglichen werden können.

·      Rechnerische Einsparungen im Vergleich zu den Aufwendungen für das IT-Portfolio 2009 werden … nicht zu realisieren sein, da KommunalBIT einerseits das Personal weiterhin be­nötigt, um auch die inzwischen aufgetretenen Aufgabenmehrungen zu bewältigen, anderer­seits Skaleneffekte und Synergieeffekte nicht in einem so spürbaren Maß zu erreichen sind, dass sie Kostenmehrungen ausgleichen. … KommunalBIT ist weiterhin bemüht, den Auf­traggebern Vorschläge zur einer möglichen Einsparung von IT-Kosten aufzuzeigen und die angebotene Leistung so wirtschaftlich wie möglich zu erbringen. Dafür wird auch die für Mitte 2012 geplante Entwicklung der leistungsabhängigen verursachergerechten Verrechnung nach Produktkatalog bestimmend sein, die es den Auftraggebern wesentlich erleichtern wird, ihre Leistungsabnahme zu steuern und zu planen, und ebenso bei KommunalBIT den Auf­wand für die Leistungsverrechnung und die weitere Planung deutlich verringern soll.

In diesem Zusammenhang wird auf die Beschlussvorlage des Finanzreferats vom 21.03.2012 zur FA/StR-Sitzung am 28.03.2012 (betr. Wirtschaftsplan 2012) und die darin erläuterten – dennoch – notwendigen und spürbaren Kostensenkungen bei KommunalBIT verwiesen.

3. Weitere Vertretung des Vorstands

Aufgrund des Altersteilzeit-bedingten Ausscheidens des früheren Bereichsleiters Betrieb (der weiterer Vertreter des Vorstands war) soll dessen Nachfolger, Herr Katscher, mit Wirkung vom 01.11.2012 ebenfalls zum weiteren Vertreter des Vorstands bestimmt werden. Auf Ziffer 5. des Beschlussvorschlags wird verwiesen.

 

 

Finanzierung:

 

Finanzielle Auswirkungen

jährliche Folgelasten

 

 

nein

 

ja

Gesamtkosten

     

 

nein

 

ja

     

Veranschlagung im Haushalt

 

 

nein

 

ja

Hst.      

Budget-Nr.      

im

 

Vwhh

 

Vmhh

wenn nein, Deckungsvorschlag:

 

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