Vorlage zum Antrag der Stadtratsfraktion BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN vom 26.10.2018 - Engpässe im Bürgeramt Süd

Betreff
Vorlage zum Antrag der Stadtratsfraktion BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN vom 26.10.2018 - Engpässe im Bürgeramt Süd
Vorlage
BA/015/2018
Art
Beschlussvorlage - AL

Der Personal- und Organisationsausschuss nimmt von den Ausführungen des Bürgeramtes zum Antrag der Stadtratsfraktion BÜNDNIS 90/DIE GRÜNE vom 26.10.2018 Kenntnis.

 

In der Anlage wird eine Aufstellung mit Aufzeichnungen zugeleitet, an welchen Tagen eine vorzeitige Sperrung der Aufrufanlage des Bürgeramtes, Bereich Melde-, Pass- und Ausweiswesen, in der Zeit vom 01.01.2017 – 02.11.2018 erfolgt ist.

Aus dieser geht im Wesentlichen hervor, dass hauptsächlich in den Sommermonaten eine Sperrung der Aufrufanlage erfolgt ist, dagegen sich der Besucherandrang nach den Sommerferien bis ca. Februar des Folgejahres wieder etwas normalisiert hat. Im Jahre 2018 war dies nicht mehr der Fall. Vielmehr musste auch an zahlreichen Tagen im Oktober 2018 die Aufrufanlage vorzeitig gesperrt werden um den Parteiverkehr abarbeiten zu können, ohne gegen arbeitsschutzrechtliche Vorschriften zu verstoßen.

 

Situationseinschätzung und Beurteilung durch die Amtsleitung des Bürgeramtes:

 

Zu Punkt 1 des Antrages:

Gründe für die vorzeitige Abschaltung der Aufrufanlage sind h.E. der durch das Bevölkerungswachstum bedingte vermehrte Besucherandrang, komplexere Arbeitsvorgänge und vermehrte Fluktuation, was zu fehlendem Personal führte bzw. Einarbeitung der neuen Mitarbeiter. Zusätzliche Mitarbeiter sind in diesem Bereich erforderlich. Durch Ref. II wurden bereits zwei überplanmäßige Kräfte zur Verfügung gestellt. Bauliche Umbaumaßnahmen im Ämtergebäude Süd sind für das 2. Quartal 2019 in Zusammenarbeit mit GWF und dem Vermieter konkret geplant. Dadurch sollen ein modernes Umfeld und zeitgemäße Arbeitsbedingungen, insbesondere 2 zusätzliche Schalterarbeitsplätze, geschaffen werden.

 

Zu Punkt 2 des Antrages:

Von drei zugeteilten Beschäftigten der Bürgerinformation konnten nur zwei übernommen werden; eine Kraft ist bereits ins Ref. V gewechselt. Diese soll durch die Einstellung einer bereits bekannten externen Kraft Anfang 2019 ersetzt werden. Eine Kraft befand sich längere Zeit im Krankenstand und eine Kraft wurde in die Tätigkeiten des Pass- und Personalausweiswesens eingearbeitet. Diese ist in diesem Bereich bereits aktiv tätig und arbeitet hier eigenverantwortlich. Ab 01.01.2019 soll diese Kraft und eine weitere fachkundige Kraft des „Bürgeramtes Süd“ vorerst den Parteiverkehr im „Bürgeramt Mitte“ im Rathaus auf Terminvereinbarung erledigen.

 

Zu Punkt 3 des Antrages:

Die Räumlichkeiten des „Bürgeramtes Nord“ im 1. OG werden voraussichtlich ab Mitte 2019 komplett umgebaut und modernisiert. In der bisherigen Bücherei werden vier Arbeitsplätze eingerichtet. Dort sollen drei Einheitssachbearbeiter/innen und ein/-e Koordinator/in zur Abwicklung des Parteiverkehrs von Montag bis Freitag tätig sein (vgl. beigefügte Stellenplananträge). Die Umbaumaßnahmen sollen im Herbst 2019 abgeschlossen sein. Dabei soll auch ein Sozialraum, ein Warteraum und zusätzliche Toiletten geschaffen werden. Während der Umbaumaßnahmen muss die Amtsstelle Nord geschlossen bleiben.

 

Zukunftsprognose:

 

Nach Inbetriebnahme des „Bürgeramtes Mitte“, Zuweisung und Einarbeitung der in Aussicht gestellten zusätzlichen drei Einheitssachbearbeitungsstellen und einer Koordinatorenstelle für den Bereich des „Bürgeramtes Nord“ sowie nach Einarbeitung der bereits zugeteilten überplanmäßigen Kräfte im „Bürgeramt Süd“ wird durch die Amtsleitung des Bürgeramtes mit einem Rückgang der Wartezeiten im Bereich „Melde-, Pass- und Ausweiswesen“ gerechnet, so dass die Aufrufanlage nur noch an bestimmten Tagen während der Ferienzeiten und an Brückentagen erfolgen müsste. Damit zusammenhängend wird mit einer spürbaren Entzerrung des Parteiverkehrs auf zwei vollwertige, moderne Bürgeramtsstellen (Süd und Nord) sowie eine eingeschränkte Bürgeramtsstelle im Rathaus gerechnet. Durch die dadurch entstehende Zufriedenheit der Mitarbeiter wird eine niedrigere Fluktuationsrate der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwartet. Die Einarbeitungszeit von neuem Personal verringert sich und Beschwerden aus der Bevölkerung gehen zurück.

 

Finanzierung:

 

Finanzielle Auswirkungen

jährliche Folgelasten

 

 

nein

 

ja

Gesamtkosten

     

 

nein

 

ja

     

Veranschlagung im Haushalt

 

 

nein

 

ja

Hst.      

Budget-Nr.      

im

 

Vwhh

 

Vmhh

wenn nein, Deckungsvorschlag:

 

1 Aufstellung „Vorzeitige Sperrung der Aufrufanlage“

1 Stellenplanantrag für 4 Stellen