Vorlage zur Anfrage von Herrn Stadtrat Eichmann - FDP - vom 31.05.2019 - Sachstand eGovernment (AF-Ö/0316/2019)

Betreff
Vorlage zur Anfrage von Herrn Stadtrat Eichmann - FDP - vom 31.05.2019 - Sachstand eGovernment (AF-Ö/0316/2019)
Vorlage
OrgA/166/2019
Art
Beschlussvorlage - AL

Zur Kenntnisnahme.

Zur Anfrage von Stadtrat Eichmann (FDP) vom 31.05.2019 an Herrn Oberbürgermeister Dr. Thomas Jung

Rückblick

Ausbau des Formular-Pools

Seit 2017 konnten rund 40 online ausfüllbare PDF-Formulare aktualisiert, optimiert oder neu ins Netz gestellt. Dazu gehören:

·         Erklärung über Speiseabfall

·         Antrag auf Gewerbeentsorgung

·         Schöffenwahl für die Amtsperiode 2019 bis 2023

·         Neue Vollmacht und Lastschrifteinzug für die KFZ-Steuer

·         Anzeige für die Bestattung bzw. Überführung (Gemeindeverordnung der Stadt Fürth über das Leichenwesen)

·         Neuer Antrag auf Gewährung von Förderung für Kinder in Tageseinrichtungen und Kindertagespflege

·         Meldung von thermischen Solaranlagen

·         Neuer Antrag auf Befreiung von den Verboten der Baumschutzverordnung

·         Antrag auf Beurkundung einer Verpflichtungserklärung

·         Bewerbung als Wahlhelfer

·         Neues Formular für die Bewerbung für Kirchweihen und Märkte

·         Verlängerung Ehrenamtskarte

·         Neuer Antrag auf Leistungen für Bildung und Teilhabe

·         Antrag auf Gewährung von Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz

·         Antrag Lastenfahrräder

·         Antrag auf Ausstellung oder Verlängerung eines Reiseausweises für Ausländer bzw. Ausweisersatz

·         Antrag auf Erteilung bzw. Verlängerung eines Aufenthaltstitels

·         Antrag auf Parkerleichterung für soziale Dienste

·         Antrag auf Parkerleichterung für Handwerker

·         Meldeformular für die Wohnraumbörse

·         Abfallbehälter-Antrag bei Eigentumswechsel

·         Abfallbehälter-Antrag für Neubau

·         Abfallbehälter-Antrag bei Bestandsänderung

·         Bestattungsanzeige

·         Vorschlagsformular für Kulturpreise

·         Neue Erklärung zur Zweitwohnungssteuer

·         Anmeldung für den Kids- und Teens-Marathon

·         Neuer Antrag auf Kanalauskunft

·         Antrag auf Erteilung einer Sondernutzungserlaubnis für die Durchführung eines Informationsstandes

·         Antrag auf Erteilung einer Sondernutzungserlaubnis für das Aufstellen von Werbeträgern

Anschaffung eines neuen Antrags-Management-Systems

Um responsive und auch auf mobilen Endgeräten gut zu bedienende Formulare und Online-Anwendungen anbieten zu können, hat die Stadt Fürth zusammen mit den Städten Erlangen und Schwabach 2018 das Formular-Management-System FormCycle der Firma XIMA angeschafft. Die damit erstellten Formulare sind durchgängig webbasiert. Antragsdaten lassen sich für eine spätere Bearbeitung bzw. Wiederverwendung am Client speichern. Die Anwendung bietet Schnittstellen zu den AKDB-Basisdiensten Postkorb, Bürgerkonto, nPA eID, eIDAS und ePayBL (E-Payment Bund-Länder). So können auch gängige Bezahlverfahren eingebunden werden.

Das neue Antragsmanagement eröffnet daher die Möglichkeit, städtische Dienstleistungen auf moderne Art und Weise online anzubieten und in verschiedenen Bereichen medienbruchfrei abzuwickeln.

Allerdings bietet XIMA keine redaktionell gepflegten Anträge an, so dass sie selbst erstellt werden müssen. Dazu hat das Amt für Organisation und Digitalisierung eine Stelle ausgeschrieben, die leider noch nicht besetzt werden konnte.

Ausblick und weitere Projekte

Seit Juli 2018 ist die neugeschaffene Stelle des Digitalisierungsbeauftragten der Stadt besetzt. Der Digitalisierungsbeauftragte hat zuvorderst in den vergangenen 12 Monaten teils dringend umzusetzende Projekte im Bereich eGovernment identifiziert und bereits laufende Projekte übernommen.

Zu Beginn des Jahres 2019 wurde der Bereich "E-Government" vom Bürgermeister- und Presseamt in das Amt für Organisation und Digitalisierung verlagert. Er fällt nun in den Zuständigkeitsbereich des Digitalisierungsbeauftragten, der derzeit die konzeptionellen, organisatorischen und personellen Voraussetzungen schafft bzw. geschaffen hat, damit in Zukunft die Entwicklung in Sachen Digitalisierung und E-Government voranschreitet und weitere Dienstleistungen der Stadt online angeboten werden können.

Bereits Ende 2018 zeichnete sich ab, dass die Arbeitsaufwände, die im Bereich Digitalisierung vor der Stadt Fürth liegen, die Schaffung einer Reihe unterstützender Stellen erfordern. Insgesamt wurden seither zwei Stellen zur Prozessoptimierung und zwei Stellen für IT-Projektleiter im Stadtrat beschlossen. Die Besetzung dieser Stellen im Bereich Prozessoptimierung ist für den 01.10.2019 realistisch umsetzbar. Für die IT-Projektleiterstellen ist eine Besetzung zum 01.11.2019 wahrscheinlich. Aufgabe der Prozessoptimierer und der IT-Projektleiter ist die
systematische Verbesserung der Prozesse in der Stadtverwaltung, teilweise durch reine
organisatorische Optimierungen, teilweise durch die Realisierung informationstechnischer
Unterstützungssysteme. Parallel dazu wurde die Stelle des Datenschutzbeauftragten mit der Stelle des IT-Sicherheitsbeauftragten kombiniert und durch den Stadtrat befürwortet. Auch die Besetzung dieser Stelle wird zum 01.10.2019 erfolgen (Für alle zustimmungspflichten Stellen gilt dies vorbehaltlich der Zustimmung des Stadtrats).

 

Bürger-Serviceportal

Das Bürger-Serviceportal der AKDB für die Stadt Fürth wurde Anfang des Jahres beantragt. Es liegt gegenwärtig im Test vor. Die Anbindung der bei der Stadt in Betrieb befindlichen AKDB-Fachverfahren (Standesamt, Einwohnerwesen) an das Bürgerserviceportal ist beantragt. Eine Umsetzung der Bereitstellung von Online-Services in diesen Bereichen noch in 2019 ist denkbar, jedoch von vielen Faktoren abhängig. Im Zuge der Bereitstellung des Bürgerserviceportals wurden auch die Verträge für das Online-Payment in der Kasse gebündelt und aktuell auf den aktuellen Stand der Technik gebracht. 

 

Bereitstellung einer Online-Terminvergabe

Eines der drängendsten Probleme der Stadt Fürth sind bislang die langen Wartezeiten, insb. im Bürgeramt. Die Schaffung einer generellen (für alle Ämter gleichermaßen einsetzbaren) Online-Terminvergabe steht kurz vor der Beauftragung. Mit der operativen Inbetriebnahme wird aktuell zum Jahreswechsel 2019 gerechnet. Eine erste Ausschreibung der Online-Terminvergabe Anfang des Jahres brachte leider kein akzeptables Ergebnis hervor, so dass ein zweites Mal ausgeschrieben werden musste. Die jetzigen Verhandlungen scheinen zu einem guten Ergebnis führen zu können.

 

Bereitstellung einer allgemeinen Prozessautomatisierung

Neben den Fachverfahren diverser Ämter existieren eine Reihe verschiedener Arbeitsabläufe in der Stadtverwaltung, für die aktuell kein digitaler oder digital unterstützter Arbeitsablauf existiert. Um optimale Voraussetzungen für die Digitalisierung dieser Vielzahl papiergebundener
Prozesse zu schaffen, wurde eine sog. Workflow-Engine angeschafft, einer Software, auf Basis derer die schnelle und flexible Digitalisierung der besagten Prozesse optimal gefördert wird. Die Bereitstellung der Workflow-Engine ist Ende Juli 2019 geplant, die testweise Umsetzung des ersten digitalen Prozesses (angedacht ist der Stellenbesetzungsvorgang) ist für den Spätherbst 2019 vorgesehen.

 

E-Rechnungen

Aufgrund von Gesetzesvorgaben ist die Stadt Fürth verpflichtet, ab April 2020 einen
elektronischen Zugang zum Einreichen von Rechnungen von beauftragten Unternehmen anzubieten. Im Zuge dessen wird nicht nur dieser elektronische Zugang ermöglicht, sondern die vollständig digitale Verarbeitung von Rechnungen in der Stadtverwaltung vorangetrieben. Eine
erste Teststellung wird voraussichtlich bis September 2019 verfügbar sein. Eine operative
Inbetriebnahme der vollständig digitalen Rechnungsverarbeitung für insgesamt fünf Pilotämter der Stadtverwaltung bis April 2020 ist realistisch. Ein Rollout auf alle Ämter wird in den
kommenden Jahren schrittweise erfolgen.

 

Zentrale Scanstelle

Die zentrale Poststelle der Stadt Fürth wird zu einer zentralen Scanstelle erweitert. Über ein sog. „Frühes Scannen“ der papierbasierten Post (möglichst vollumfänglich) wird mittelfristig erreicht werden, dass quasi kein Papier mehr in die Ämter gelangt. Ein erster Machbarkeitstest in der Poststelle ist für Herbst 2019 geplant. Im Zuge dessen ist eine Zentralisierung der Posteingangsströme im Postfach der Stadt und damit in der Poststelle notwendig als auch eine Abänderung der Geschäftsanweisungen (AGAFÜ), die zukünftig die reguläre Öffnung geschäftlicher Post in der Poststelle erlauben soll, damit dort die Post gescannt und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Entsprechende Sicherungsmaßnahmen der Poststelle hierfür laufen gerade an.

 

Anbindung aller Ämter ans Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Eine Vermeidung von papiergebundenen und damit manuellen Prozessen in den Ämtern der Stadt gelingt nur, wenn die Dokumentenablage revisionssicher digital ermöglicht wird. Die Anbindung der einzelnen Ämter an das zentrale Dokumentenmanagement der Stadt ist Gegenstand der aktuellen Umsetzungsstrategie des Sachgebiets DMS in der Abteilung Digitalisierung. Mit der Allg. Schriftgutverwaltung (ASV) des DMS arbeiten derzeit Organisationsamt
(ohne IT-Koordination), Rf. II, Personalrat, Gleichstellungsstelle, Stadtarchiv mit Registratur, Stadtmuseum und Rundfunkmuseum sowie Kämmerei. Anfragen aus verschiedenen Ämtern zwecks Einführung ASV werden derzeit sondiert. Programmatisch an das DMS angeschlossen sind aktuell die Belegarchivierung der Stadtkasse, die Steuerakte der Kämmerei, die KFZ-Zulassung des Straßenverkehrsamts. Weitere werden aktuell (laufende bzw. anlaufende Projekte) Schnittstellen zu folgenden Systemen geschaffen: Bauverwaltung (Gekos), Ausländerbehörde (Advis), Rechnungsworkflow (nsk).

 

Elektronisches Signieren

Eine Vermeidung von Papier in den Verwaltungsprozessen ist neben der notwendigen Möglichkeit zum digitalen Archivieren von Dokumenten nur dann möglich, wenn bislang handschriftlich benötigte Unterschriften je nach Risikoklassifizierung des jeweiligen Vorgangs durch elektronische Signierungsverfahren abgelöst werden. Aktuell wird eine Infrastruktur zum elektronischen Signieren in verschiedenen Schutzbedarfsklassen konzipiert. Mit einer Umsetzung erster digitaler Prozesse mit höheren Schutzbedarfsklassen wird aktuell erst in der ersten Jahreshälfte 2020 gerechnet.

 

eFormulare

Wie bereits in den Jahren vor 2019 wird die Strategie eines Wechsels der Online-Formulare der Stadt Fürth von PDF-Formularen auf Webformulare konsequent vorangetrieben. In diesem Zusammenhang wurde für eine ehemals beim BMPA angesiedelte und nun in der Abteilung
OrgA/Digitalisierung eingegliederte Stelle für Formularmanagement ein Höhergruppierungsantrag gestellt. Die Ausschreibung der Stelle erfolgt daraufhin voraussichtlich im September 2019, mit einer Besetzung ist Anfang Dezember 2019 zu rechnen. Die darauffolgende digitale Bereitstellung von Formularen als Web-Formulare nimmt insbesondere die Ämter in den Fokus, die eine Entlastung der Servicekräfte besonders dringend benötigen (u.a. Ausländerwesen).

 

Weitere Projekte

·         Neben den genannten Projekten ist die Neuentwicklung der Internetpräsenz der Stadt Fürth zu nennen. Das BMPA entwickelt in Kooperation mit dem Bereich Digitalisierung ein Anforderungsprofil für die entsprechende Ausschreibung. Gegenstand dieses Anforderungsprofils wird sein, dass sowohl die saubere Integration der Online-Terminvergabe als auch insgesamt die Schaffung eines sauber integrierten Fürther Bürgerportals auf der neuentwickelten Internetpräsenz umgesetzt wird. Ein neues Intranet wird die bisherige Lösung zum Jahresende 2019 ablösen. 

·         Einige Fachverfahren müssen bzw. sollen abgelöst werden, hierbei wären unter anderem das Fachverfahren für das Wohnungsgeld zu nennen, als auch das Fachverfahren im Straßenverkehrsamt.

·         Die dringend überfällige Modernisierung der IT-Infrastruktur im Sozialrathaus wird in Angriff genommen.

·         Eine Veränderung der IT-Architektur des KommunalBIT-Netzes wird geprüft, um zukünftig schneller zu belastbaren Entscheidungen für oder gegen potentiell zu lizensierende Softwarelösungen gelangen zu können und so die Geschwindigkeit und die Qualität der Digitalisierung in der Stadtverwaltung weiter zu erhöhen.

 

Finanzierung:

 

Finanzielle Auswirkungen

jährliche Folgelasten

 

 

nein

x

ja

Gesamtkosten

     

 

nein

x

ja

     

Veranschlagung im Haushalt

 

 

nein

 

ja

Hst.      

Budget-Nr.      

im

 

Vwhh

 

Vmhh

wenn nein, Deckungsvorschlag: