Betreff
Beschaffung einer E-Recruiting-Software für die Stadt Fürth
Vorlage
PA/1057/2025
Art
Beschlussvorlage - SB

KommunalBIT wird beauftragt, mit der AKDB einen Vertrag über die Beschaffung der E-Recruiting-Software mit dem Anbieter BITE Bewerbermanager zu schließen.

Die Vertragssumme beläuft sich auf: 33.240,- Euro pro Jahr
Die Vertragslaufzeit beträgt: 3 Jahre


Aktuell verwendet die Stadt Fürth das Bewerbungsmanagementsystem CHECK-IN. Da CHECK-IN inhaltlich nicht mehr weiterentwickelt wird, soll nach Maßgabe vom Amt für Organisation und Digitalisierung eine neue Software beschafft werden. Dies wird zum Anlass genommen, den Recruitingprozess zu prüfen, neu aufzusetzen und digital abzubilden. Dabei gliedern wir in folgende Teilprozesse auf:

1.       Personalanforderung durch die Dienststelle (neu: digital als Workflow)

2.       Ausschreibungsmanagement (teilweise neu)

3.       Bewerbungsmanagement

4.       Besetzungsvorschlag durch die Dienststelle (neu: digital als Workflow)

Eine neue Software sollte in der Lage sein, die digitale Abbildung des gesamten Recruitingprozesses sicherzustellen, Fortschritt und einen modernen einheitlichen Look bieten sowie hinsichtlich der Systembereitstellung eine schnelle Einführung bei gleichzeitiger Ressourcenabwägung sicherstellen. Die Markterkundung ergab unter Berücksichtigung der oben genannten Anforderungen folgendes Ergebnis:

Anbieter

Referenzen

Stadt Schwabach, Stadt Stein, FAU

Polizei Bayern, Stadt Nürnberg, Bundesverwaltungsamt

Stadt Bamberg, Stadt Ingolstadt

Infra fürth, Stadt Erlangen

Prozess

Personalanforderung

+

+

-

-

Prozess

Besetzungsvorschlag

+

+

-

-

Schnittstelle zu Jobportelen (z. B. Stepstone)

+

+

-

-

Jährlicher

finanzieller Durchschnittswert

Jährliche Kosten in Höhe von ca. 33.240,- Euro

Jährliche Kosten in Höhe von ca. 50.000,- Euro

Jährliche Kosten in Höhe von ca. 50.000,- Euro

Jährliche Kosten in Höhe von 7.580,- Euro

Vergabeverfahren

-*

+

-

-

Bereitstellung

ca. 3 Monate

ca. 9 Monate

ca. 9 Monate

bereits vorhanden

Bemerkungen

Innovativster Ansatz: WhatsApp-Bewerbungen, Arbeitszeugnis-Analyse-Tool, kein “Login-Zwang”, kein „Medienbruch“ (E-Mail, Kalender), Kandidatenvergleich

*da Beschaffung über AKDB

Hochprofessionelles, durchdachtes und umfassendes System: Medienbibliothek, geringer Anpassungsbedarf, keine Innovationen geplant

Langfristig bietet Loga die Option, All-In-Version bereits vorhanden, aber hoher Personalaufwand für die Stadtverwaltung

Solide Basisanwendung, aber keine Weiterentwicklung des Systems geplant

 

Auf Basis der Markterkundung wird vorgeschlagen, die Recruitingsoftware BITE zu beschaffen. Die Beschaffung übernimmt nach der stadtinternen Vorarbeit KommunalBIT mit der AKDB. Es handelt sich um einen 3-Jahres-Vertrag über eine Gesamtsumme von 99.710,10 Euro, die für die Stadt Fürth anfallen.

 

Mit der Einführung der neuen E-Recruiting-Software wird die Fachkompetenz im Personalamt gebündelt und das Recruiting in einem Team zentralisiert. Ziel ist, aus einer Hand die gesamte Abwicklung des Verfahrens zu organisieren und begleiten sowie die Beratungsleistung und den Servicegrad für die Beschäftigungsstellen zu erhöhen. Gleichzeitig ist es durch die Straffung der Prozesse möglich, die Dauer des Recruitingprozesses deutlich zu verkürzen.

 

Prozessschritte

bisher

Dauer bisher bis zu

Prozessschritte neu

Dauer neu bis zu

Ausschreibungstext von Dienststelle über GST, SBV, PR an OrgA zur Freigabe und weiter an PA-

 18 Tage

Ausschreibungstext von Dienststelle an OrgA zur Freigabe und weiter an PA-Recr.

 4 Tage

Veröffentlichungsdauer der Ausschreibung

 60 Tage

Veröffentlichungsdauer der Ausschreibung

 30 Tage

Übermittlung der geeigneten Bewerbungen, Vorstellungsgespräche, Auswahlentscheidung

 73 Tage

Übermittlung der geeigneten Bewerbungen, Vorstellungsgespräche, Auswahlentscheidung

 23 Tage

Besetzungsvorschlag von Dienststelle über GST, SBV und PR an PA

 21 Tage

Besetzungsvorschlag von Dienststelle über PA an GST, SBV und PR (parallel) zurück an PA

 14 Tage

Summe

 172 Tage

 

 71 Tage

 

Durch die Zentralisierung und Digitalisierung des gesamten Recruitingprozesses vom Zeitpunkt der Absendung der Personalanforderung bis zur Einreichung des genehmigten Besetzungsvorschlags wird bei Standardausschreibungen perspektivisch eine Einsparung im Prozess von bis zu 100 Tage erzielt.

 


Finanzierung:

Finanzielle Auswirkungen

jährliche Folgelasten

 

 

nein

x

ja

Gesamtkosten

99.720 verteilt

auf 3 Jahre

x

nein

 

ja

     

Veranschlagung im Haushalt

 

 

nein

 

ja

Hst.      

Budget-Nr.      

im

 

Vwhh

 

Vmhh

wenn nein, Deckungsvorschlag: