KommunalBIT wird beauftragt, mit der AKDB einen Vertrag über
die Beschaffung der E-Recruiting-Software mit dem Anbieter BITE Bewerbermanager
zu schließen.
Die Vertragssumme
beläuft sich auf: 33.240,- Euro pro Jahr
Die Vertragslaufzeit beträgt: 3 Jahre
Aktuell
verwendet die Stadt Fürth das Bewerbungsmanagementsystem CHECK-IN. Da CHECK-IN
inhaltlich nicht mehr weiterentwickelt wird, soll nach Maßgabe vom Amt für
Organisation und Digitalisierung eine neue Software beschafft werden. Dies wird
zum Anlass genommen, den Recruitingprozess zu prüfen, neu aufzusetzen und
digital abzubilden. Dabei gliedern wir in folgende Teilprozesse auf:
1. Personalanforderung
durch die Dienststelle (neu: digital als Workflow)
2. Ausschreibungsmanagement
(teilweise neu)
3. Bewerbungsmanagement
4. Besetzungsvorschlag
durch die Dienststelle (neu: digital als Workflow)
Eine
neue Software sollte in der Lage sein, die digitale Abbildung des gesamten
Recruitingprozesses sicherzustellen, Fortschritt und einen modernen
einheitlichen Look bieten sowie hinsichtlich der Systembereitstellung eine
schnelle Einführung bei gleichzeitiger Ressourcenabwägung sicherstellen. Die
Markterkundung ergab unter Berücksichtigung der oben genannten Anforderungen
folgendes Ergebnis:
Anbieter |
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Referenzen |
Stadt
Schwabach, Stadt Stein, FAU |
Polizei Bayern, Stadt Nürnberg, Bundesverwaltungsamt |
Stadt
Bamberg, Stadt Ingolstadt |
Infra
fürth, Stadt Erlangen |
Prozess Personalanforderung |
+ |
+ |
- |
- |
Prozess Besetzungsvorschlag |
+ |
+ |
- |
- |
Schnittstelle zu Jobportelen (z. B. Stepstone) |
+ |
+ |
- |
- |
Jährlicher
finanzieller
Durchschnittswert |
Jährliche Kosten in Höhe von ca. 33.240,- Euro |
Jährliche Kosten in Höhe von ca. 50.000,- Euro |
Jährliche Kosten in Höhe von ca. 50.000,- Euro |
Jährliche Kosten in Höhe von 7.580,- Euro |
Vergabeverfahren |
-* |
+ |
- |
- |
Bereitstellung |
ca. 3 Monate |
ca. 9 Monate |
ca. 9 Monate |
bereits vorhanden |
Bemerkungen |
Innovativster Ansatz: WhatsApp-Bewerbungen,
Arbeitszeugnis-Analyse-Tool, kein “Login-Zwang”, kein „Medienbruch“ (E-Mail,
Kalender), Kandidatenvergleich *da Beschaffung über AKDB |
Hochprofessionelles,
durchdachtes und umfassendes System: Medienbibliothek, geringer
Anpassungsbedarf, keine Innovationen geplant |
Langfristig
bietet Loga die Option, All-In-Version bereits vorhanden, aber hoher
Personalaufwand für die Stadtverwaltung |
Solide Basisanwendung, aber keine Weiterentwicklung
des Systems geplant |
Auf
Basis der Markterkundung wird vorgeschlagen, die Recruitingsoftware BITE zu
beschaffen. Die Beschaffung übernimmt nach der stadtinternen Vorarbeit
KommunalBIT mit der AKDB. Es handelt sich um einen 3-Jahres-Vertrag über eine
Gesamtsumme von 99.710,10 Euro, die für die Stadt Fürth anfallen.
Mit
der Einführung der neuen E-Recruiting-Software wird die Fachkompetenz im
Personalamt gebündelt und das Recruiting in einem Team zentralisiert. Ziel ist,
aus einer Hand die gesamte Abwicklung des Verfahrens zu organisieren und
begleiten sowie die Beratungsleistung und den Servicegrad für die
Beschäftigungsstellen zu erhöhen. Gleichzeitig ist es durch die Straffung der
Prozesse möglich, die Dauer des Recruitingprozesses deutlich zu verkürzen.
Prozessschritte bisher |
Dauer
bisher bis zu |
Prozessschritte
neu |
Dauer neu
bis zu |
Ausschreibungstext von
Dienststelle über GST, SBV, PR an OrgA zur Freigabe und weiter an PA- |
18 Tage |
Ausschreibungstext von
Dienststelle an OrgA zur Freigabe und weiter an PA-Recr. |
4 Tage |
Veröffentlichungsdauer der
Ausschreibung |
60 Tage |
Veröffentlichungsdauer der
Ausschreibung |
30 Tage |
Übermittlung der geeigneten
Bewerbungen, Vorstellungsgespräche, Auswahlentscheidung |
73 Tage |
Übermittlung der geeigneten
Bewerbungen, Vorstellungsgespräche, Auswahlentscheidung |
23 Tage |
Besetzungsvorschlag von
Dienststelle über GST, SBV und PR an PA |
21 Tage |
Besetzungsvorschlag von
Dienststelle über PA an GST, SBV und PR (parallel) zurück an PA |
14 Tage |
Summe |
172 Tage |
|
71 Tage |
Durch
die Zentralisierung und Digitalisierung des gesamten Recruitingprozesses vom
Zeitpunkt der Absendung der Personalanforderung bis zur Einreichung des
genehmigten Besetzungsvorschlags wird bei Standardausschreibungen
perspektivisch eine Einsparung im Prozess von bis zu 100 Tage erzielt.
Finanzierung:
Finanzielle Auswirkungen |
jährliche Folgelasten |
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nein |
x |
ja |
Gesamtkosten |
99.720 verteilt auf
3 Jahre € |
x |
nein |
|
ja |
€ |
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Veranschlagung im Haushalt
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|
|
nein |
|
ja |
Hst. |
Budget-Nr. |
im |
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Vwhh |
|
Vmhh |
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wenn nein,
Deckungsvorschlag: |
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