1. Der Stadtrat nimmt die Darstellungen der Verwaltung zum Projektstand der Generalsanierung der Stadthalle zur Kenntnis.

2. Der Stadtrat nimmt die Terminplanung zur Projektvorbereitung zur Kenntnis und stimmt der Einleitung des Vergabeverfahrens zu.

Ausgangslage: Sachstand Projektvorbereitung (Bauherrenaufgaben), Sept. 2025:

Gemäß der in der Sitzung des Stadtrats vom 27.11.2024 beschlossenen Vorgehensweise zur Sanierung der Stadthalle (einschließlich aller zugehörigen Bauwerke wie Tiefgarage und Kulturterrasse), erstellt GWF aktuell eine funktionale Leistungsbeschreibung für das 1. Verfahren zur Vergabe der Projektvorbereitungsleistungen an einen externen Dienstleister.

Die Vergabe an einen Externen ist erforderlich, da die GWF eine Projektvorbereitung in diesem Umfang nicht mehr mit eigenem Personal durchführen kann.

Für den Start des nachfolgenden Vergabeverfahrens 2 zur Planung und Durchführung der Sanierung, müssen zuerst alle relevanten Planungsgrundlagen wie Bausubstanz, Umfang des Bauprogramms, der Terminvorstellungen und der Projektziele durch die Nutzer und die Bauabteilung der GWF zusammengestellt werden.

Der Leistungsumfang der Projektvorbereitung (entspricht in etwa einer Leistungsphase 0) besteht aus drei aufeinander aufbauenden Leistungsteilen:

                Teil I      - Bestandsanalyse, mit Bestandsaufnahme und Baudiagnose

                Teil II     - Bedarfsplanung nach DIN 18205-2016

                Teil III    - Entwicklung eines Sanierungskonzeptes, mit Variantenvergleich

Im Leistungsteil I werden umfangreiche Daten zum Bauwerksbestand, zum Zustand von Bausubstanz und Anlagentechnik, sowie weitere Informationen, z.B. zu Schadstoffen, Barrierefreiheit, Arbeitsschutz usw., erfasst und zusammengestellt.

Bei der im Leistungsteil II vorgesehenen Bedarfsplanung nach DIN 18205 ermittelt und moderiert der Bedarfsplaner in einem normierten Prozess Bedarf und Interessen der Nutzer und der Stadt als Bauherrin, z. B. bauliche Mängel, Modernisierungs- und Raumbedarf, Bedarf zur Erreichung von Entwicklungszielen, Zeit- und Mittelbedarf usw. Die Bedarfsplanung ist ergebnisoffen.

Der Bedarfsplan, als letzter Schritt und Ergebnis der Bedarfsplanung, schreibt den genau ermittelten, von den Entscheidungsgremien anerkannten Bedarf von Nutzern und Stadt abschließend fest und dokumentiert die Projektziele als Vorgaben für die Umsetzung.

Da angestrebt wird, Planung und Durchführung der Sanierung im nachfolgenden Verfahren an einen Totalübernehmer zu vergeben, ist es von großer Bedeutung, Grundlagen, Ziele und erwartete Ergebnisse der Maßnahme so genau wie möglich zu beschreiben. Infolge der bei Totalübernehmerleistungen, aufgrund der funktionalen Aufgabenbeschreibung oder Zielvereinbarungen üblichen Pauschalvergütung, hat jedes Abweichen von der beauftragten Aufgabenstellung während der Laufzeit des Projektes in aller Regel negative Auswirkungen auf die Termin- und Kostenerfolge.

Im Leistungsteil III soll dann aus den Ergebnissen der Teile I + II, durch Untersuchung verschiedener Umsetzungsvarianten, ein technisch, wirtschaftlich und organisatorisch tragfähiges Sanierungskonzept entwickelt und den städtischen Gremien zur Entscheidung vorgelegt werden. Dafür sollen im ersten Schritt drei Varianten erarbeitet werden, woraus der Stadtrat eine Variante zur weiteren Ausarbeitung beschließt.

Mit dieser Vorgehensweise bei der Projektvorbereitung wird den Empfehlungen der Staatlichen und der Bundes-Bauverwaltungen, sowie des Kommunalen Prüfungsverbandes gefolgt, um höchstmögliche Sicherheit für das nachfolgende Vergabeverfahren 2 zur Projektumsetzung zu gewinnen.

Kosten:

Im Haushalt sind jeweils 500.000 € für 2025 und 2026 für die Durchführung des Vergabeverfahrens 1 bereitgestellt bzw. vorgesehen. Die GWF geht aufgrund der Erfahrung beim Neubau Verwaltungsgebäude StEF davon aus, dass die Mittel für das Vergabeverfahren ausreichend sind.

Zeitplan: Termine Projektvorbereitung/ Vergabeverfahren 1

Aktuelle abgestimmte Terminplanung für das 1. Vergabeverfahren zur Projektvorbereitung:

Weitere Vorgehensweise:

Weitergehende Termine zu Planung und Durchführung der Sanierung (2. Vergabeverfahren) können im aktuellen Stadium nicht seriös angegeben werden. Folgende Termine im Vorfeld sind jedoch schon fixiert:

01.08.2026:    Beginn des Interimsbetriebes in der Stadthalle (gem. Vorlage Anlage 2)

01.08.2027:     Ende des Interimsbetriebes, Schließung der Stadthalle. Eine Verlängerung des Interimsbetriebs und damit spätere Schließung der Stadthalle ist aus Sicherheitsgründen, aus Gründen der Planungssicherheit und Wirtschaftlichkeit sowie aus Gründen der Glaubwürdigkeit gegenüber Personal und Kunden ausgeschlossen.

Der Terminwunsch zur Wiedereröffnung der Stadthalle in 2029 (wie in Anlage 2 vom April 2025 dargestellt) wird von GWF weiterhin verfolgt, kann zum heutigen Zeitpunkt aber nicht bestätigt werden, da die Dauer der Bauarbeiten abhängig ist vom gewählten Sanierungskonzept, über das im Dez. 2026/ Jan. 2027 eine Vorentscheidung getroffen bzw. im April/ Mai 2027 endgültig entschieden wird.

Personalplanung innerhalb des Referats IV für die Zeit der Generalsanierung

Referat IV/Sth, Organisationsamt und Personalamt erarbeiten gemeinsam ein Personalübergangskonzept, das die Zeit des Interimsbetriebs und die Schließungsphase abdeckt (gem. Vorlage Anlage 2). Besprechungstermine dazu haben bereits stattgefunden, weitere sind terminiert.

Wesentliche Merkmale des Personalübergangskonzepts werden sein:

·                Während der Sanierung soll durchgängig auch eigenes technisch kundiges Personal im Haus sein.

·                Ein Mindestmaß an Verwaltungs- bzw. kaufmännischem Personal soll bis zur Wiedereröffnung in der Stadthalle eingesetzt bleiben.

·                Während der Sanierungsphase nicht benötigtes Personal (Verwaltungspersonal und technisches Personal) soll in anderen Dienststellen (z.B. KuFo, Stadttheater u.a.) eingesetzt werden.

·                Die Sanierungsphase soll außerdem für Personalentwicklungsmaßnahmen (z.B. Meisterausbildung/ Veranstaltungstechnik) genutzt werden.

Finanzierung:

Anlage 1: Beschlussvorlage GWF/0535/2024 vom 27.11.2024

Anlage 2: Beschlussvorlage Rf. V/1762/2025 vom 30.04.2025