Betreff
KommunalBIT, Kostenverrechnung 2010 und Jahresabschluss zum 31.12.2010
Vorlage
DÜ/037/2011
Art
Beschlussvorlage - SB

Der Stadtrat ermächtigt die Verwaltungsratsmitglieder zu folgender Beschlussfassung im Ver¬waltungsrat des KommunalBIT:

1.         Die Grundsätze zur verursachungsgerechten Kalkulation der Kosten der zu erbringenden Leistungen für 2010 werden anerkannt.

2.         Der Jahresabschluss zum 31.12.2010 wird festgestellt. Da weder Gewinn noch Verlust vorliegen, braucht über die Verwendung/Behandlung nicht entschieden werden.

3.         Der Vorstand wird für das Geschäftsjahr 2010 entlastet.

4.         Die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Dünkel.Schmalzing & Partner wird zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss zum 31.12.2011 und den Lagebericht für das Geschäftsjahr 2011 von KommunalBIT gewählt. Die Prüfung hat sich auch auf die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und der wirtschaftlichen Verhältnisse im Sinn von Art. 107 Abs. 3 Satz 2 GO (entsprechend § 53 Abs. 1 HGrG) zu erstrecken..

Sachverhalt

Dem Verwaltungsrat obliegen die Entscheidungen über

          Grundsätze zur verursachungsgerechten Kalkulation der Kosten der zu erbringenden Leistungen,

          Feststellung des geprüften Jahresabschlusses, die Entlastung des Vorstands sowie die Bestellung des Abschlussprüfers.

Auf § 6 Abs. 1 Nr. 4, 5 und 10 der KommunalBIT-Unternehmenssatzung wird verwiesen. Ent¬sprechende Beschlüsse des Verwaltungsrats bedürfen nach § 6 Abs. 2 der Unternehmenssat-zung jedoch einer vorangehenden Weisung bzw. Ermächtigung durch den jeweiligen Stadtrat an die betreffenden Verwaltungsratsmitglieder.

Die Weisungen der Städte (vgl. Beschlussvorschlag) erfolgen inhaltlich abgestimmt in den ent¬sprechenden Gremien der Städte Erlangen, Fürth und Schwabach. Die Entscheidungen bei KommunalBIT sollen dann in der Verwaltungsratssitzung am 10.10.2011 erfolgen.

 

1. Kostenverrechnung 2010

Die von KommunalBIT im Jahr 2010 angewandten Kalkulationsgrundsätze sind der Anlage 1 zu entnehmen. Im Kern wurde das gesamte, bei KommunalBIT in 2010 angefallene Aufwandsvo-lumen (saldiert mit geringfügigen Erträgen) im Wege eines ausführlich aufgebauten Betriebsab-rechnungsbogens (BAB) direkt und/oder indirekt auf Kostenstellen verrechnet und dann mittels einer mehrstufigen Umlagerechnung den 3 Städten zugeordnet. Dabei sind die 4 Produktarten

          Fachanwendungen,

          Arbeitsplatzsysteme,

          Telekommunikation sowie

          Kopierer/Multifunktionsgeräte

gebildet worden. So wurde für jede der 3 Städte verfahren. Lediglich bei der Stadt Erlangen kam noch die Betreuung von deren Schul-IT hinzu.

Die Abrechnung der während des Jahres 2010 geleisteten Abschlagszahlungen ergibt unter Berücksichtung der genannten Kostenverrechnung folgende Aufteilung auf die Städte:

 

 

Gesamt

Erlangen

Fürth

Schwabach

 Abschläge

10.097.247

4.795.162

4.008.701

1.293.384

 Verrechnete Leistungen

9.858.385

4.549.419

3.874.005

1.434.961

 Überdeckung (+)/Unterdeckung (-)

+238.862

+245.743

+134.696

-141.577

 

 

Die für die Stadt Fürth mit 4.008.701 € ausgewiesenen Abschläge entsprechen den Sollstellun-gen im Jahr 2010 auf der Hst. 01.0200.5258.0000 im Sonderbudget 10700. Insoweit ergab sich für 2010 nun eine Überdeckung gegenüber den der Stadt Fürth im Wege der Nachkalkulation (vgl. oben) zugewiesenen Kosten. Dies führt jetzt zu apl. Mehreinnahmen und damit zu einer Haushaltsverbesserung im lfd. Jahr 2011.

OrgA, dem die IT-Koordination und Budgetverantwortung obliegt, hat der Kostenverrechnung für 2010 nach einer Gesamtabwägung der verwendeten Zuordnungs- und Umlagemodi zuge-stimmt. Hierin floss ein, dass jedwedes Nach-/Mischkalkulationsverfahren aus der jeweiligen Interessensicht (bzw. Stadt) sowohl Vor- als auch Nachteile birgt. Insoweit ist – bezogen auf die Kostenverrechnung 2010 – jetzt also auch eine pragmatisch ausgerichtete Entscheidung zu treffen, die für jede der 3 Städte tragbar ist (vgl. Ziffer 1. des Beschlussvorschlags).

Aktuelle Bilanzanalysen der Beteiligungsverwaltung (die erst auf der Basis des jüngst vorgeleg-ten KommunalBIT-Jahresabschlusses 2010, s. Ziffer 2., möglich waren) lassen ein weiteres, einmaliges Erstattungspotential für die Stadt Fürth von knapp 40 Tsd. € erkennen. Hintergrund sind (außerordentliche) BilMoG-Anpassungen der KommunalBIT-Rechnungslegung 2010 im Zusammenhang mit den zum 01.01.2010 von der Stadt Erlangen auf KommunalBIT überge-gangenen BeamtInnen und deren Beihilfeansprüche; diesbezüglich wurden von der Fürther Beteiligungsverwaltung bereits Verständigungen mit den beiden anderen Städten sowie Kom-munalBIT und dessen Abschlussprüfer angestoßen.

Zukünftig soll die Abrechnung der KommunalBIT-Leistungen über einen noch abzustimmenden Warenkorb/Produktkatalog mit kalkulierten Preisen und die Menge der „abgenommenen Diens-te“ erfolgen. Eine so erstellte Abrechnung ist dann leichter zu überblicken und zu prüfen. Die Planungen für zukünftige Wirtschaftsjahre werden ebenfalls deutlich transparenter und genauer.

2. Jahresabschluss zum 31.12.2010

Die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Dünkel.Schmalzing & Partner hat der Rechnungslegung 2010 von KommunalBIT den uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt.

Auch die erweiterte Prüfung nach Art. 107 Abs. 3 Satz 2 GO (entsprechend § 53 Abs. 1 HGrG) zur Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und wirtschaftlichen Verhältnisse ergab keine Beanstandungen. Hingewiesen wird vom Abschlussprüfer aber richtigerweise darauf, dass KommunalBIT neben dem Wirtschaftsplan zukünftig auch eine fünfjährige Finanzplanung zu erstellen hat (vgl. § 19 KUV bzw. Art. 91 Abs. 3 i.V.m. Art. 70 GO).

Der Jahresabschluss zum 31.12.2010 kann nun festgestellt und der Vorstand für das Ge-schäftsjahr 2010 entlastet werden. Des Weiteren ist der Abschlussprüfer für das Geschäfts-jahr 2011 zu wählen (vgl. Ziffern 2. bis 4. des Beschlussvorschlags).

Wirtschaftlich schließt KommunalBIT das Jahr 2010 mit einem – logischerweise – ausgegliche-nen bilanziellen Ergebnis ab, da die Kostenverrechnung 2010 (vgl. oben) an die 3 Städte so konzipiert ist, dass weder ein Gewinn noch Verlust entsteht. Im Einzelnen wird auf die Anlage 2 (Bilanz plus Gewinn- und Verlustrechnung) verweisen.

Das Bilanzbild zum 31.12.2010 ist geprägt durch das IT-Anlagevermögen (6,827 Mio. €) sowie durch Rückdeckungsansprüche (1,108 Mio. €) von KommunalBIT an die Stadt Erlangen aus Pensionsanwartschaften der übergegangenen BeamtInnen. Dieses – gesamte – Anlagevermö-gen ist im Wesentlichen durch das Eigenkapital, die Sonderposten sowie das mittel- und lang-fristige Fremdkapital (Rückstellungen und Verbindlichkeiten) gedeckt.

KommunalBIT tätigte im Jahr 2010 bilanzwirksame Investitionen von ca. 3,667 Mio. €; im Wirtschaftsplan waren hierfür 4,466 Mio. € veranschlagt worden. Auch die Kreditaufnahmen lagen im Jahr 2010 mit 860 Tsd. € unterhalb des Planansatzes (2,360 Mio. €).

Im Lagebericht weist der Vorstand hinsichtlich der laufenden und zukünftigen Entwicklung auf Folgendes hin:

„KommunalBIT hat weiterhin von den Städten abgeschriebene Anlagegüter mit Restwert 0 übernommen, denen ein Wiederbeschaffungswert von min. 6.800 TEUR (davon 1.430 TEUR für Erlanger Schulen) gege-nüberstehen würde. Insbesondere für den Bereich der Telefonanlagen und -endgeräte ergibt sich dadurch ein Bedarf an Fremdfinanzierung der Ersatz-Investitionen, der wohl spätestens ab 2012 getätigt werden muss. KommunalBIT wird die entsprechenden Planungen zur flächendeckenden Umstellung auf die sog. VoIP-Technik rechtzeitig für das Wirtschaftsjahr 2012 ff. vorlegen.

Das Geschäftsjahr 2011 wird weiterhin von Investitionen in die Standardisierung und Konsolidierung der IT geprägt sein, die gegen Ende des Jahres 2011 größtenteils abgeschlossen sein wird. Für das Geschäftsjahr 2012 werden dann rechnerische Einsparungen im Vergleich zu den Aufwänden für das IT-Portfolio 2009 erwartet, die mit der einzuführenden verursachergerechten Leistungsverrechnung nach Produktkatalog an die Kunden weitergegeben werden.“

Hinsichtlich des zum 01.01.2010 von den 3 Städten mit Restbuchwert 0 eingebrachten Anlage-vermögens (und dessen sukzessiver Erneuerung) wird es also entscheidend darauf ankommen, einen auskömmlichen Mix aus Abschreibungs- und Kreditfinanzierung sicherzustellen. Jede KommunalBIT-Kreditaufnahme bedeutet Folgekosten, die sich in der Leistungsverrechnung widerspiegelt und damit wiederum an die Städte weitergegeben wird.

 

 

 

 

 

Finanzierung:

 

Finanzielle Auswirkungen

jährliche Folgelasten

 

 

nein

 

ja

Gesamtkosten

     

 

nein

 

ja

     

Veranschlagung im Haushalt

 

 

nein

 

ja

Hst.      

Budget-Nr.      

im

 

Vwhh

 

Vmhh

wenn nein, Deckungsvorschlag:

 

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