Elektronische Sitzungseinladung:

Auf einstimmige Empfehlung des Ältestenrates beschließt der Stadtrat zu Beginn der neuen Stadtratsperiode ( ab 01.05.2014) die bisherige schriftliche Sitzungseinladung einzustellen und auf eine elektronische Sitzungseinladung umzustellen. Die Haushaltsunterlagen werden zukünftig ebenfalls nur noch elektronisch zur Verfügung gestellt.

Die Geschäftsordnung (§ 30 Form und Frist für die Einladung) ist entsprechend zu überarbeiten.

Die Realisierung erfolgt über das bereits im Einsatz befindliche Stadtratsinformationssystem Session. Den berufsmäßigen und ehrenamtlichen Stadträte/innen wird hierfür ein dienstliches iPad zur Verfügung gestellt.

Zwischen Januar 2014 und April 2014 erfolgt mit noch auszuwählenden Stadträten ein Testbetrieb, um zum Startzeitpunkt am 01.05.2014 einen reibungslosen ganzheitlichen Betrieb sicherzustellen.

Die dienstlichen iPads werden den Stadträten kostenlos zur Verfügung gestellt und bleiben im Eigentum der Stadt Fürth bzw. von KommunalBIT.

Entsprechende Schulungsmaßnahmen werden allen Räten / Rätinnen rechtzeitig angeboten.

Der große Sitzungssaal im Rathaus (Raum 203 und 204) der Sitzungssaal 205 und der Sitzungssaal (Raum 160) im technischen Rathaus werden mit Wireless-LAN  (W-LAN) -  Technologie ausgestattet.

Die jährlichen laufenden Kosten (laut Kostenschätzung rd. 18.524,-- €) für Softwareerweiterung, Softwarewartung, iPad-Beschaffung, Sicherheitssoftware und Aufbau der W-LANs, werden entsprechend beiliegender Wirtschaftlichkeitsbetrachtung aus den Einsparungen von OrgA und BMPA in voller Höhe übernommen.

Die entsprechenden vorhandenen Haushaltsmittel sind umzuschichten.

Die einmaligen Kosten für die Implementierung der Software und Schulungsmaßnahmen werden aus laufenden Personalkosteneinsparungen von BMPA/SD übernommen (laut Kostenschätzung rd.  3.000,- - €).

Integration von ausgewählten Beteiligungen der Stadt Fürth:

Ferner wird die Verwaltung beauftragt, mit ausgewählten Beteiligungen der Stadt Fürth (infra fürth, WBG, VHS Fürth gGmbH, ELAN-GmbH) Gespräche mit dem Ziel aufzunehmen, die entsprechenden Aufsichtsratsgremien in das Stadtratsinformationssystem als Mandanten zu integrieren.

Seit Januar 2012 wird mittlerweile das Stadtratsinformationssystem Session bei der Stadt Fürth eingesetzt. In diesem Zusammenhang darf auch auf den erstmals eigenständig erstellten „Stadtrat Sitzungsbericht 2012“ verwiesen werden (Anlage 5).

Schrittweise werden aktuell immer mehr Gremien (z.B. Baubeirat, Baukunstbeirat, diverse Stiftungen, Preisgerichte) in die elektronische Plattform integriert. Unser Ziel ist die Schaffung einer umfassenden Informations- und Rechercheplattform für die Verwaltung, den Stadtrat und für alle interessierten Bürger/-innen unserer Stadt.

Aktuelle Berechnungen haben ergeben, dass über einen Zeitraum von 12 Monaten für den zentralen Druck von Sitzungs- und Haushaltsunterlagen (im Organisationsamt) insgesamt rd. 290.000 Blatt Papier benötigt wurden. Dies entspricht rd. 580.000 kopierter Seiten.

Zusätzlich besteht im Sitzungsdienst vom BMPA ein weiteres Druckeinsparpotenzial

von rund 40.000 Blatt Papier (rd. 60.000 kopierte Seiten). Ferner werden Kosten für weiteres Verbrauchsmaterial wie z. B. Kuverts und Versandtaschen eingespart.

Die Sitzungs- und Haushaltsunterlagen von 2 Jahren aufeinandergelegt würden den 52 Meter hohen Turm des Fürther Rathaus um 20 Meter überragen. Das Papier einer Stadtratsperiode würde einen Papierturm von rd. 220 Meter umfassen.

Die daraus resultierenden Kosten sind beiliegender Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zu entnehmen.

Die Einführung der elektronischen Sitzungseinladung ist im Ergebnis kostenneutral.

Das Rechtsamt und der Datenschutzbeauftragte wurden in diesen Abklärungsprozess umfassend einbezogen. Es gibt keine gemeinderechtlichen bzw. datenschutzrechtlichen Einwände gegen das Vorhaben. Entsprechende Auflagen / Empfehlungen werden selbst- verständlich beachtet.

Die Verwaltung schlägt daher vor, ab Beginn der nächsten Stadtratsperiode (ab 01.05.2014)  auf elektronische Sitzungseinladung umzustellen.

Neben den Sitzungsunterlagen werden zukünftig auch die Haushaltsunterlagen (Haushalt, Haushaltsentwurf, Budgetberichte) nur noch elektronisch dem Stadtrat und der Verwaltung zur Verfügung gestellt.

Die Vorteile sind offenkundig:

Sämtliche Unterlagen werden zukünftig über das iPad (in Farbe) zur Verfügung gestellt, der bisher oft nachteilige schwarz/weiss Druck gehört der Vergangenheit an.

Es stehen umfangreiche Recherchemöglichkeiten zur Verfügung.

Die dicken Postsendungen (die häufig zu groß für Briefkästen waren) entfallen.

Die übermittelte regelmäßige Stadtratspost kann deutlich verringert werden (erhebliche Portoersparnis).

Durch den Wegfall des Ausdruckens und dem Wegfall der Post- bzw. Botenzustellung stehen die Unterlagen zukünftig auch früher den Stadträten zur Verfügung.

Der/Die  ehrenamtliche Stadtrat/Stadträtin lädt sich die Sitzungsunterlagen bequem von Hause über seinen/ihren Internetzugang (z. B. DSL, VDSL-Anschluss) mittels W-LAN herunter.

Voraussetzung, falls noch nicht vorhanden, ist ein entsprechend gesichertes W-LAN in der Wohnung bzw. im Haus des ehrenamtlichen Stadtrates einzurichten.

Über die in den zentralen Sitzungssälen bereitstehenden W-LANs können auch kurz vor Sitzungsbeginn bzw. während der Sitzung noch aktuelle Unterlagen (z.B. Sitzungsnachträge) heruntergeladen werden.

Zu Recherchezwecken steht in den genannten Sitzungssälen zukünftig Internet zur Verfügung.

Wir leisten einen gemeinsamen Beitrag zum Umweltschutz und zur Papiermüll- vermeidung.

Weitere Details:

Die iPad´s für die berufmäßigen Stadträte / Stadträtinnen werden zusätzlich mit einer Mobilfunkoption ausgestattet um einen Zugriff in den Dienstgebäuden zu ermöglichen.

Sämtlichen ehrenamtlichen und berufsmäßigen Stadträten / Stadträtinnen werden Schulungen und Schulungsunterlagen zur Handhabung der neuen iPad-Lösung angeboten bzw. zur Verfügung gestellt.

Die Mitarbeiter des zentralen Sitzungsdienstes stehen bei Problemen für Nachfragen gerne zur Verfügung.

Einzelne iPad´s werden zusätzlich der Verwaltung im Rahmen ihrer Sitzungsaufgaben zur Verfügung gestellt.

Die monatlichen Mobilfunkkosten für die Datennutzung der iPad´s für die städt. Referenten/Referentinnen und der weiteren städtischen Mitarbeiter/-innen sind von den jeweiligen Referaten und Dienststellen im Rahmen ihrer Kommunikationskosten selbst zu tragen.

Weitergehende Nutzung der Plattform:

Im Rahmen einer weitergehenden Nutzung dieser Plattform schlagen wir die schrittweise Aufnahme von ausgewählten Beteiligungen der Stadt Fürth in das Stadtratsinformationssystem vor.

Auf diesem Wege können dann Stadträte/Stadträtinnen, die Mitglieder von Aufsichträten sind, ihre Sitzungsunterlagen zukünftig ebenfalls über ihr iPad zur Verfügung gestellt bekommen.

Damit lassen sich weitere Synergieeffekte und Einsparungen generieren.

Durch die Mandantenfähigkeit unseres Stadtratsinformationssystems ist eine problemlose Integration von ausgewählten Beteiligungen unter Beachtung entsprechender Zugriffsrechte problemlos gestaltbar.

Finanzierung:

Anlage 1: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Anlage 2 – 4: Produktinformationen Session inkl. Praxisbericht

Anlage 5: Stadtrat Sitzungsbericht 2012