Der
Personal- und Organisationsausschuss nimmt von den Ausführungen des Bürgeramtes
zum Antrag der Stadtratsfraktion BÜNDNIS 90/DIE GRÜNE vom 26.10.2018 Kenntnis.
In
der Anlage wird eine Aufstellung mit Aufzeichnungen zugeleitet, an welchen
Tagen eine vorzeitige Sperrung der Aufrufanlage des Bürgeramtes, Bereich
Melde-, Pass- und Ausweiswesen, in der Zeit vom 01.01.2017 – 02.11.2018 erfolgt
ist.
Aus dieser geht im Wesentlichen
hervor, dass hauptsächlich in den Sommermonaten eine Sperrung der Aufrufanlage
erfolgt ist, dagegen sich der Besucherandrang nach den Sommerferien bis ca.
Februar des Folgejahres wieder etwas normalisiert hat. Im Jahre 2018 war dies
nicht mehr der Fall. Vielmehr musste auch an zahlreichen Tagen im Oktober 2018
die Aufrufanlage vorzeitig gesperrt werden um den Parteiverkehr abarbeiten zu
können, ohne gegen arbeitsschutzrechtliche Vorschriften zu verstoßen.
Situationseinschätzung
und Beurteilung durch die Amtsleitung des Bürgeramtes:
Zu Punkt 1 des
Antrages:
Gründe für die
vorzeitige Abschaltung der Aufrufanlage sind h.E. der durch das
Bevölkerungswachstum bedingte vermehrte Besucherandrang, komplexere
Arbeitsvorgänge und vermehrte Fluktuation, was zu fehlendem Personal führte
bzw. Einarbeitung der neuen Mitarbeiter. Zusätzliche Mitarbeiter sind in diesem
Bereich erforderlich. Durch Ref. II wurden bereits zwei überplanmäßige Kräfte
zur Verfügung gestellt. Bauliche Umbaumaßnahmen im Ämtergebäude Süd sind für
das 2. Quartal 2019 in Zusammenarbeit mit GWF und dem Vermieter konkret
geplant. Dadurch sollen ein modernes Umfeld und zeitgemäße Arbeitsbedingungen,
insbesondere 2 zusätzliche Schalterarbeitsplätze, geschaffen werden.
Zu Punkt 2 des
Antrages:
Von drei zugeteilten
Beschäftigten der Bürgerinformation konnten nur zwei übernommen werden; eine
Kraft ist bereits ins Ref. V gewechselt. Diese soll durch die Einstellung einer
bereits bekannten externen Kraft Anfang 2019 ersetzt werden. Eine Kraft befand
sich längere Zeit im Krankenstand und eine Kraft wurde in die Tätigkeiten des
Pass- und Personalausweiswesens eingearbeitet. Diese ist in diesem Bereich
bereits aktiv tätig und arbeitet hier eigenverantwortlich. Ab 01.01.2019 soll
diese Kraft und eine weitere fachkundige Kraft des „Bürgeramtes Süd“ vorerst
den Parteiverkehr im „Bürgeramt Mitte“ im Rathaus auf Terminvereinbarung
erledigen.
Zu Punkt 3 des
Antrages:
Die Räumlichkeiten des
„Bürgeramtes Nord“ im 1. OG werden voraussichtlich ab Mitte 2019 komplett
umgebaut und modernisiert. In der bisherigen Bücherei werden vier Arbeitsplätze
eingerichtet. Dort sollen drei Einheitssachbearbeiter/innen und ein/-e
Koordinator/in zur Abwicklung des Parteiverkehrs von Montag bis Freitag tätig
sein (vgl. beigefügte Stellenplananträge). Die Umbaumaßnahmen sollen im Herbst
2019 abgeschlossen sein. Dabei soll auch ein Sozialraum, ein Warteraum und
zusätzliche Toiletten geschaffen werden. Während der Umbaumaßnahmen muss die
Amtsstelle Nord geschlossen bleiben.
Zukunftsprognose:
Nach Inbetriebnahme
des „Bürgeramtes Mitte“, Zuweisung und Einarbeitung der in Aussicht gestellten
zusätzlichen drei Einheitssachbearbeitungsstellen und einer Koordinatorenstelle
für den Bereich des „Bürgeramtes Nord“ sowie nach Einarbeitung der bereits
zugeteilten überplanmäßigen Kräfte im „Bürgeramt Süd“ wird durch die
Amtsleitung des Bürgeramtes mit einem Rückgang der Wartezeiten im Bereich
„Melde-, Pass- und Ausweiswesen“ gerechnet, so dass die Aufrufanlage nur noch
an bestimmten Tagen während der Ferienzeiten und an Brückentagen erfolgen
müsste. Damit zusammenhängend wird mit einer spürbaren Entzerrung des
Parteiverkehrs auf zwei vollwertige, moderne Bürgeramtsstellen (Süd und Nord)
sowie eine eingeschränkte Bürgeramtsstelle im Rathaus gerechnet. Durch die
dadurch entstehende Zufriedenheit der Mitarbeiter wird eine niedrigere
Fluktuationsrate der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwartet. Die
Einarbeitungszeit von neuem Personal verringert sich und Beschwerden aus der
Bevölkerung gehen zurück.
Finanzierung:
Finanzielle
Auswirkungen |
jährliche
Folgelasten |
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nein |
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ja |
Gesamtkosten |
€ |
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nein |
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ja |
€ |
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Veranschlagung
im Haushalt |
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nein |
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ja |
Hst.
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Budget-Nr. |
im |
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Vwhh |
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Vmhh |
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wenn
nein, Deckungsvorschlag: |
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1 Aufstellung „Vorzeitige Sperrung der Aufrufanlage“
1 Stellenplanantrag für 4 Stellen