Zur Kenntnisnahme.
Zur Anfrage von Stadtrat Eichmann
(FDP) vom 31.05.2019 an Herrn Oberbürgermeister Dr. Thomas Jung
Rückblick
Ausbau des
Formular-Pools
Seit 2017 konnten rund 40 online
ausfüllbare PDF-Formulare aktualisiert, optimiert oder neu ins Netz gestellt.
Dazu gehören:
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Erklärung über
Speiseabfall
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Antrag auf
Gewerbeentsorgung
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Schöffenwahl für die
Amtsperiode 2019 bis 2023
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Neue Vollmacht und
Lastschrifteinzug für die KFZ-Steuer
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Anzeige für die
Bestattung bzw. Überführung (Gemeindeverordnung der Stadt Fürth über das
Leichenwesen)
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Neuer Antrag auf
Gewährung von Förderung für Kinder in Tageseinrichtungen und Kindertagespflege
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Meldung von
thermischen Solaranlagen
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Neuer Antrag auf
Befreiung von den Verboten der Baumschutzverordnung
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Antrag auf Beurkundung
einer Verpflichtungserklärung
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Bewerbung als
Wahlhelfer
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Neues Formular für die
Bewerbung für Kirchweihen und Märkte
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Verlängerung
Ehrenamtskarte
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Neuer Antrag auf
Leistungen für Bildung und Teilhabe
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Antrag auf Gewährung
von Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz
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Antrag Lastenfahrräder
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Antrag auf Ausstellung
oder Verlängerung eines Reiseausweises für Ausländer bzw. Ausweisersatz
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Antrag auf Erteilung
bzw. Verlängerung eines Aufenthaltstitels
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Antrag auf
Parkerleichterung für soziale Dienste
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Antrag auf
Parkerleichterung für Handwerker
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Meldeformular für die
Wohnraumbörse
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Abfallbehälter-Antrag
bei Eigentumswechsel
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Abfallbehälter-Antrag
für Neubau
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Abfallbehälter-Antrag
bei Bestandsänderung
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Bestattungsanzeige
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Vorschlagsformular für
Kulturpreise
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Neue Erklärung zur
Zweitwohnungssteuer
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Anmeldung für den
Kids- und Teens-Marathon
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Neuer Antrag auf
Kanalauskunft
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Antrag auf Erteilung
einer Sondernutzungserlaubnis für die Durchführung eines Informationsstandes
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Antrag auf Erteilung
einer Sondernutzungserlaubnis für das Aufstellen von Werbeträgern
Anschaffung eines
neuen Antrags-Management-Systems
Um responsive und auch auf mobilen
Endgeräten gut zu bedienende Formulare und Online-Anwendungen anbieten zu
können, hat die Stadt Fürth zusammen mit den Städten Erlangen und Schwabach
2018 das Formular-Management-System FormCycle der Firma XIMA angeschafft. Die
damit erstellten Formulare sind durchgängig webbasiert. Antragsdaten lassen
sich für eine spätere Bearbeitung bzw. Wiederverwendung am Client speichern.
Die Anwendung bietet Schnittstellen zu den AKDB-Basisdiensten Postkorb,
Bürgerkonto, nPA eID, eIDAS und ePayBL (E-Payment Bund-Länder). So können auch
gängige Bezahlverfahren eingebunden werden.
Das neue Antragsmanagement
eröffnet daher die Möglichkeit, städtische Dienstleistungen auf moderne Art und
Weise online anzubieten und in verschiedenen Bereichen medienbruchfrei
abzuwickeln.
Allerdings bietet XIMA keine
redaktionell gepflegten Anträge an, so dass sie selbst erstellt werden müssen.
Dazu hat das Amt für Organisation und Digitalisierung eine Stelle
ausgeschrieben, die leider noch nicht besetzt werden konnte.
Ausblick und weitere Projekte
Seit Juli 2018 ist die
neugeschaffene Stelle des Digitalisierungsbeauftragten der Stadt besetzt. Der
Digitalisierungsbeauftragte hat zuvorderst in den vergangenen 12 Monaten teils
dringend umzusetzende Projekte im Bereich eGovernment identifiziert und bereits
laufende Projekte übernommen.
Zu Beginn des Jahres 2019 wurde
der Bereich "E-Government" vom Bürgermeister- und Presseamt in das
Amt für Organisation und Digitalisierung verlagert. Er fällt nun in den
Zuständigkeitsbereich des Digitalisierungsbeauftragten, der derzeit die
konzeptionellen, organisatorischen und personellen Voraussetzungen schafft bzw.
geschaffen hat, damit in Zukunft die Entwicklung in Sachen Digitalisierung und
E-Government voranschreitet und weitere Dienstleistungen der Stadt online
angeboten werden können.
Bereits Ende 2018 zeichnete sich
ab, dass die Arbeitsaufwände, die im Bereich Digitalisierung vor der Stadt
Fürth liegen, die Schaffung einer Reihe unterstützender Stellen erfordern.
Insgesamt wurden seither zwei Stellen zur Prozessoptimierung und zwei Stellen
für IT-Projektleiter im Stadtrat beschlossen. Die Besetzung dieser Stellen im
Bereich Prozessoptimierung ist für den 01.10.2019 realistisch umsetzbar. Für
die IT-Projektleiterstellen ist eine Besetzung zum 01.11.2019 wahrscheinlich.
Aufgabe der Prozessoptimierer und der IT-Projektleiter ist die
systematische Verbesserung der Prozesse in der Stadtverwaltung, teilweise durch
reine
organisatorische Optimierungen, teilweise durch die Realisierung
informationstechnischer
Unterstützungssysteme. Parallel dazu wurde die Stelle des
Datenschutzbeauftragten mit der Stelle des IT-Sicherheitsbeauftragten
kombiniert und durch den Stadtrat befürwortet. Auch die Besetzung dieser Stelle
wird zum 01.10.2019 erfolgen (Für alle zustimmungspflichten Stellen gilt dies
vorbehaltlich der Zustimmung des Stadtrats).
Bürger-Serviceportal
Das Bürger-Serviceportal der AKDB
für die Stadt Fürth wurde Anfang des Jahres beantragt. Es liegt gegenwärtig im
Test vor. Die Anbindung der bei der Stadt in Betrieb befindlichen
AKDB-Fachverfahren (Standesamt, Einwohnerwesen) an das Bürgerserviceportal ist
beantragt. Eine Umsetzung der Bereitstellung von Online-Services in diesen
Bereichen noch in 2019 ist denkbar, jedoch von vielen Faktoren abhängig. Im
Zuge der Bereitstellung des Bürgerserviceportals wurden auch die Verträge für
das Online-Payment in der Kasse gebündelt und aktuell auf den aktuellen Stand
der Technik gebracht.
Bereitstellung einer
Online-Terminvergabe
Eines der drängendsten Probleme
der Stadt Fürth sind bislang die langen Wartezeiten, insb. im Bürgeramt. Die
Schaffung einer generellen (für alle Ämter gleichermaßen einsetzbaren)
Online-Terminvergabe steht kurz vor der Beauftragung. Mit der operativen
Inbetriebnahme wird aktuell zum Jahreswechsel 2019 gerechnet. Eine erste
Ausschreibung der Online-Terminvergabe Anfang des Jahres brachte leider kein
akzeptables Ergebnis hervor, so dass ein zweites Mal ausgeschrieben werden
musste. Die jetzigen Verhandlungen scheinen zu einem guten Ergebnis führen zu
können.
Bereitstellung einer
allgemeinen Prozessautomatisierung
Neben den Fachverfahren diverser
Ämter existieren eine Reihe verschiedener Arbeitsabläufe in der
Stadtverwaltung, für die aktuell kein digitaler oder digital unterstützter
Arbeitsablauf existiert. Um optimale Voraussetzungen für die Digitalisierung
dieser Vielzahl papiergebundener
Prozesse zu schaffen, wurde eine sog. Workflow-Engine angeschafft, einer
Software, auf Basis derer die schnelle und flexible Digitalisierung der
besagten Prozesse optimal gefördert wird. Die Bereitstellung der
Workflow-Engine ist Ende Juli 2019 geplant, die testweise Umsetzung des ersten
digitalen Prozesses (angedacht ist der Stellenbesetzungsvorgang) ist für den
Spätherbst 2019 vorgesehen.
E-Rechnungen
Aufgrund von Gesetzesvorgaben ist
die Stadt Fürth verpflichtet, ab April 2020 einen
elektronischen Zugang zum Einreichen von Rechnungen von beauftragten
Unternehmen anzubieten. Im Zuge dessen wird nicht nur dieser elektronische
Zugang ermöglicht, sondern die vollständig digitale Verarbeitung von Rechnungen
in der Stadtverwaltung vorangetrieben. Eine
erste Teststellung wird voraussichtlich bis September 2019 verfügbar sein. Eine
operative
Inbetriebnahme der vollständig digitalen Rechnungsverarbeitung für insgesamt
fünf Pilotämter der Stadtverwaltung bis April 2020 ist realistisch. Ein Rollout
auf alle Ämter wird in den
kommenden Jahren schrittweise erfolgen.
Zentrale Scanstelle
Die zentrale Poststelle der Stadt
Fürth wird zu einer zentralen Scanstelle erweitert. Über ein sog. „Frühes
Scannen“ der papierbasierten Post (möglichst vollumfänglich) wird mittelfristig
erreicht werden, dass quasi kein Papier mehr in die Ämter gelangt. Ein erster
Machbarkeitstest in der Poststelle ist für Herbst 2019 geplant. Im Zuge dessen
ist eine Zentralisierung der Posteingangsströme im Postfach der Stadt und damit
in der Poststelle notwendig als auch eine Abänderung der Geschäftsanweisungen
(AGAFÜ), die zukünftig die reguläre Öffnung geschäftlicher Post in der
Poststelle erlauben soll, damit dort die Post gescannt und elektronisch
weiterverarbeitet werden kann. Entsprechende Sicherungsmaßnahmen der Poststelle
hierfür laufen gerade an.
Anbindung aller Ämter
ans Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Eine Vermeidung von
papiergebundenen und damit manuellen Prozessen in den Ämtern der Stadt gelingt
nur, wenn die Dokumentenablage revisionssicher digital ermöglicht wird. Die
Anbindung der einzelnen Ämter an das zentrale Dokumentenmanagement der Stadt
ist Gegenstand der aktuellen Umsetzungsstrategie des Sachgebiets DMS in der
Abteilung Digitalisierung. Mit der Allg. Schriftgutverwaltung (ASV) des DMS
arbeiten derzeit Organisationsamt
(ohne IT-Koordination), Rf. II, Personalrat, Gleichstellungsstelle, Stadtarchiv
mit Registratur, Stadtmuseum und Rundfunkmuseum sowie Kämmerei. Anfragen aus
verschiedenen Ämtern zwecks Einführung ASV werden derzeit sondiert.
Programmatisch an das DMS angeschlossen sind aktuell die Belegarchivierung der
Stadtkasse, die Steuerakte der Kämmerei, die KFZ-Zulassung des
Straßenverkehrsamts. Weitere werden aktuell (laufende bzw. anlaufende Projekte)
Schnittstellen zu folgenden Systemen geschaffen: Bauverwaltung (Gekos),
Ausländerbehörde (Advis), Rechnungsworkflow (nsk).
Elektronisches
Signieren
Eine Vermeidung von Papier in den
Verwaltungsprozessen ist neben der notwendigen Möglichkeit zum digitalen
Archivieren von Dokumenten nur dann möglich, wenn bislang handschriftlich
benötigte Unterschriften je nach Risikoklassifizierung des jeweiligen Vorgangs
durch elektronische Signierungsverfahren abgelöst werden. Aktuell wird eine
Infrastruktur zum elektronischen Signieren in verschiedenen
Schutzbedarfsklassen konzipiert. Mit einer Umsetzung erster digitaler Prozesse
mit höheren Schutzbedarfsklassen wird aktuell erst in der ersten Jahreshälfte
2020 gerechnet.
eFormulare
Wie bereits in den Jahren vor 2019
wird die Strategie eines Wechsels der Online-Formulare der Stadt Fürth von
PDF-Formularen auf Webformulare konsequent vorangetrieben. In diesem
Zusammenhang wurde für eine ehemals beim BMPA angesiedelte und nun in der
Abteilung
OrgA/Digitalisierung eingegliederte Stelle für Formularmanagement ein
Höhergruppierungsantrag gestellt. Die Ausschreibung der Stelle erfolgt
daraufhin voraussichtlich im September 2019, mit einer Besetzung ist Anfang
Dezember 2019 zu rechnen. Die darauffolgende digitale Bereitstellung von
Formularen als Web-Formulare nimmt insbesondere die Ämter in den Fokus, die
eine Entlastung der Servicekräfte besonders dringend benötigen (u.a.
Ausländerwesen).
Weitere Projekte
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Neben den genannten
Projekten ist die Neuentwicklung der Internetpräsenz der Stadt Fürth zu nennen.
Das BMPA entwickelt in Kooperation mit dem Bereich Digitalisierung ein
Anforderungsprofil für die entsprechende Ausschreibung. Gegenstand dieses
Anforderungsprofils wird sein, dass sowohl die saubere Integration der
Online-Terminvergabe als auch insgesamt die Schaffung eines sauber integrierten
Fürther Bürgerportals auf der neuentwickelten Internetpräsenz umgesetzt wird.
Ein neues Intranet wird die bisherige Lösung zum Jahresende 2019 ablösen.
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Einige Fachverfahren
müssen bzw. sollen abgelöst werden, hierbei wären unter anderem das
Fachverfahren für das Wohnungsgeld zu nennen, als auch das Fachverfahren im
Straßenverkehrsamt.
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Die dringend
überfällige Modernisierung der IT-Infrastruktur im Sozialrathaus wird in
Angriff genommen.
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Eine Veränderung der
IT-Architektur des KommunalBIT-Netzes wird geprüft, um zukünftig schneller zu
belastbaren Entscheidungen für oder gegen potentiell zu lizensierende
Softwarelösungen gelangen zu können und so die Geschwindigkeit und die Qualität
der Digitalisierung in der Stadtverwaltung weiter zu erhöhen.
Finanzierung:
Finanzielle
Auswirkungen |
jährliche
Folgelasten |
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nein |
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ja |
Gesamtkosten |
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nein |
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ja |
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Veranschlagung
im Haushalt |
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nein |
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ja |
Hst.
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Budget-Nr. |
im |
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Vwhh |
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Vmhh |
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wenn
nein, Deckungsvorschlag: |
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