Betreff
Digitale Langzeitarchivierung im Stadtarchiv Fürth
Vorlage
StAM/0013/2021
Art
Beschlussvorlage - AL

Der Kulturausschuss begrüßt die Einstellung von 30.000 Euro in den Haushalt 2022 für die Anschaffung der nötigen Software im Stadtarchiv Fürth zur digitalen Langzeitarchivierung. Zugleich sollen künftig die nötigen Mittel für den laufenden Betrieb in den Haushalt eingestellt werden.

Laut Bayerischem Archivgesetz sind kommunale Archive dazu verpflichtet, die nicht mehr für den laufenden Betrieb benötigten und archivwürdigen Unterlagen dauerhaft für die Zukunft aufzubewahren und nutzbar zu machen (BayArchG). Die Missachtung dieser gesetzlichen Pflichtaufgabe stellt eine Straftat gegen die öffentliche Ordnung dar (StGB § 133 Verwahrungsbruch) und kann mit Freiheitsstrafe sanktioniert werden.

Hinzu kommt, dass für den Erfolg einer digitalen und bürgernahen Verwaltung mit barriere-freien Zugängen ohne Wartezeiten ein funktionierendes Archiv auch Grundbedürfnis der Bürgerinnen und Bürger ist.

 

Was das Stadtarchiv bisher an papierenen Unterlagen zur Archivierung übernommen hat, liegt nun in digitaler Form vor und muss ebenso wie bisher das analoge Archivgut nach archivwissenschaftlichen Standards erfasst, übernommen, auf Dauer verwahrt, gesichert, erhalten, erschlossen, nutzbar gemacht und ausgewertet werden (vgl. Art. 2 Abs. 3 BayArchivG und § 2 Abs. 3 der Fürther Archivsatzung). Um diese neue Aufgabe erfolgreich meistern zu können, ist im Stadtarchiv zusätzlich zu der bisher praktizierten Archivierung von analogem Archivgut der Aufbau einer neuen Infrastruktur aus Personal und Technologie zur digitalen Archivierung nach dem ISO-Standard 14721 (OAIS-Referenzmodell) notwendig („digitale Langzeitarchivierung“. Zu beachten ist dabei, dass die Entscheidung über die Archivwürdigkeit ausschließlich das Personal des Stadtarchivs trifft. Die Vernichtung von Unterlagen ohne Rücksprache mit und Freigabe durch das Archiv ist gesetzlich verboten.

 

Wie in allen anderen Bereich der öffentlichen Verwaltung gibt es auch in Fürth einen andauernden, erheblichen Verlust digitaler Daten, z.B. weil diese nur zeitweise auf zentralen Laufwerken gespeichert werden oder weil Datenträger nach dem Ruhestand oder Ausscheiden von MitarbeiterInnen gelöscht werden. Dies ist ein untragbarer Zustand.

 

In Bayern gibt es keine staatlich unterstützte, kommunale Infrastruktur für die digitale Archivierung wie sie etwa in Baden-Württemberg oder Nordrhein-Westfalen angeboten wird. Das Stadtarchiv hat sich daher zunächst über verschiedene kommerzielle Anbieter von digitalen Archivierungslösungen informiert (z.B. Scope Solutions AG aus der Schweiz), um eine Eigenlösung im Rechenzentrum der Kommunalbit zu realisieren. Die Kosten liegen hierfür im sechsstelligen Bereich. Hinzukommen jährliche Folgekosten und die Ausstattung mit ausreichend Personal für die Bereiche Datenübernahme, Erhaltungs-planung, Datenverwaltung, Archivspeicher, Administration und Zugriff.

 

Eine alternative Lösungsmöglichkeit stellt der „Nürnberger Weg“ dar. Über die Mitgliedschaft in der Genossenschaft ProVitako (Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.G.) ist der Zugang zur nordrheinwestfälischen Verbundslösung DiPS.kommunal möglich (Leistungsaustausch). Kommunalbit ist bereits Mitglied bei ProVitako. Die Anschaffungs- und Folgekosten liegen deutlich unter denen der kommerziellen Lösungen (ca. 30.000 Euro). Zudem wird das Stadtarchiv von dem Wissen, den Erfahrungen und den Entwicklungen (z.B. in Bezug auf Schnittstellen zu Fachverfahren) der anderen Verbundmitglieder profitieren und an gemeinsamen Weiterentwicklungen teilhaben. Das Stadtarchiv Nürnberg ist hier bayerischer Vorreiter und zeigt, dass ein Zusammenspiel zwischen DiPS.kommunal und der Erschließungssoftware FAUST problemlos möglich ist.

Um die langwierigen Aufgaben zur Einrichtung einer digitalen Langzeitarchivierung in Angriff nehmen zu können, ist es daher dringend nötig, dass die hierfür nötigen Mittel ab 2022 bereitgestellt werden.

Finanzierung:

 

Finanzielle Auswirkungen

jährliche Folgelasten

 

 

nein

x

ja

Gesamtkosten

30.000

 

nein

x

ja

2.000

Veranschlagung im Haushalt

 

 

nein

 

ja

Hst.      

Budget-Nr.      

im

 

Vwhh

 

Vmhh

wenn nein, Deckungsvorschlag: