Betreff
Kulturforum - Eingliederung in das Kulturamt; Transfer von Planstellen
Vorlage
OrgA/0228/2022
Art
Beschlussvorlage - SB
Referenzvorlage
  1. Die Stellen 41416, 41431, 41433, 41434, 18047 werden aus der Aufbauorganisation der Stadthalle herausgelöst und in das Kulturamt eingegliedert.
  2. Im Kulturamt wird ein Sachgebiet Kulturforum gebildet.
  3. Die Stelle 41430 erhält die Funktionsbezeichnung Leitung Kulturforum. (vgl. Anlage 1)
  4. Der neuen Aufbauorganisation des Kulturamtes (vgl. Anlage 2 und 3) wird zugestimmt.
  5. Die Änderungen der Nr. 1-4 werden zum 01.01.2023 wirksam.
  6. Das Kulturamt wird über die Ergebnisse des Veränderungsprozesses spätestens nach einem Jahr berichten.

 

 

 

 

Mit Beschluss vom 02.06.2022 empfiehlt der Kulturausschuss die Eingliederung des Kulturforums in das Kulturamt. Weiterhin werden folgende kurzfristig einzuleitenden Maßnahmen empfohlen:
Ausschreibung einer Teamleitungsstelle Kulturforum EGr 11,

Beantragung Stellenaufstockung bzw. Höhergruppierung im Bereich Technik

 

Ausgangssituation
Beim Kulturforum handelt es sich gemäß der Satzung für das Kulturforum der Stadt Fürth vom 03.05.2004 um eine gemeinnützige öffentliche Einrichtung, das dem Referat für Soziales, Jugend und Kultur zugeordnet ist.

Mit Stadtratsbeschluss vom 01.07.2009 wurde das Kulturforum zuletzt umorganisiert. War bis zu diesem Zeitpunkt das Kulturforum mit der Leitung (41432) dem Kulturamt unterstellt, so erfolgte nun eine organisatorische Trennung der Aufgaben wie folgt:

 

Die Aufgaben der Technik, Verwaltung und Öffentlichkeitsarbeit wurden bei den entsprechenden Aufgaben in der Stadthalle eingegliedert und der dortigen Geschäftsführung unterstellt. Die Aufgaben der Programmgestaltung verblieben, direkt der Amtsleitung unterstellt, im Kulturamt.

 

Die Leitungsstelle 41432 entfiel, deren sachbearbeitende Aufgaben wurden durch die Neuschaffung von jeweils einer 0,5 VZÄ (Teilzeit-)Stelle SB beim Kulturamt und der Stadthalle kompensiert.

 

Geschuldet war diese Aufgabenteilung folgenden Aspekten:

Als gemeinnützige öffentliche Einrichtung hat das Kulturforum gemäß Widmung in der Satzung eine festgelegte Zielsetzung als „Ort der kulturellen und gesellschaftlichen Begegnung“ („Forum für Kleinkünstlerinnen und Künstler aus den Bereichen Musik, Literatur, Theater, Tanz und Kleinkunst“). Zudem soll es als Spielstätte für das Stadttheater Fürth dienen. Die verbleibenden Kapazitäten stehen, unter Beachtung der spezifischen Zielsetzung, für Vermietungen zur Verfügung.

 

Dahingegen liegt die prägende Aufgabe der Stadthalle in der Fremdvermietung. Eine dem Kulturforum entsprechende spezifische inhaltliche Ausrichtung liegt nicht vor. Um die Zielsetzung des Kulturforums sicherzustellen, war es daher unerlässlich, die Programmgestaltung beim Kulturamt zu belassen. (Stellen 41430 und neu: 41410).

Die Eingliederung der übrigen Aufgaben (41416, 41431, 41433, 41434 und neu 18047) in die entsprechenden Bereiche der Stadthalle war getragen von den Gedanken, des wirtschaftlichen und sparsamen Einsatzes der öffentlichen Gelder. Hier sollten Synergieeffekte durch den flexiblen Einsatz der Techniker bei beiden Einrichtungen und die Entwicklung einer gemeinsamen Marketingstrategie genutzt werden. Darüber hinaus wurden Chancen durch die Optimierung der Vermietungsakquise gesehen. 

 

Mittlerweile hat die Praxis gezeigt, dass die gewünschten Synergieeffekte nicht eingetreten sind. Die sehr unterschiedlichen Zielsetzungen (eigene Programmgestaltung versus Vermietung) spricht unterschiedliche Zielgruppen und Interessenten an. Dies führt zwangsläufig dazu, dass Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit unterschiedlich gestaltet werden müssen. Eigenproduktionen stellen im Vergleich zu der Begleitung von Fremdproduktionen andere Anforderungen an das technische Personal, so dass auch hier nur ein bedingter flexibler personeller Einsatz möglich ist. Personelle Ressourcen können somit nicht eingespart werden. Auch die gewünschte Steigerung des Vermietungsaufkommens des Kulturforums ist nicht eingetreten. Die Gründe hierfür liegen vermutlich darin begründet, dass durch die Vorbelegungen des Kulturforums und des Stadttheaters nur eingeschränkte und wenig flexible Zeitkorridore verbleiben.

 

Durch die Umorganisation sind jedoch unerwünschte negative Auswirkungen hinzugekommen. Die Aufgabentrennung bewirkte den Wegfall einer ganzheitlichen Leitung und führte zu einer doppelten Führung. Dies vergrößerte zwangsläufig den Abstimmungsbedarf, verkomplizierte die Kommunikationsstrukturen und erschwerte nicht nur die Gestaltung von Prozessen, sondern insbesondere auch die fachliche Weiterentwicklung und Prioritätensetzung nachhaltig. 

 

 

Aus organisatorischer Sicht ist die derzeitige Ablauforganisation des Kulturforums durch die ungünstige Aufbauorganisation massiv beeinträchtigt. Daher wird die vom Referat für Jugend, Soziales und Kultur und Kulturamt, vorgeschlagene Verlagerung der entsprechenden Aufgaben im Bereich der Technik und Verwaltung zurück in das Kulturamt, inklusive der Einrichtung eines Sachgebietes Kulturforum, befürwortet.

 

 

 

 

Bildung eines Sachgebietes Kulturforum im Kulturamt

 

Die Führung des Kulturforums als Sachgebiet im Kulturamt ermöglicht es einerseits, die Zielsetzung der öffentlichen Einrichtung hinsichtlich der inhaltlichen Ausrichtung und somit Programmgestaltung zu wahren und andererseits die Verbesserung der wirtschaftlichen Führung der öffentlichen Einrichtung voranzutreiben. Dies umfasst u.a. auch das Ergreifen von konkreten Maßnahmen zur Verbesserung der Kostendeckung.

Daher ist die Neuorganisation des Kulturforums im Kulturamt als Beginn eines Prozesses im Sinn eines Change-Managements einzuordnen.

 

Konkret einzuleitende Maßnahmen:

 

Die Stellen 41416, 41431, 41433, 41434 und 18047 werden aus der Aufbauorganisation der Stadthalle herausgelöst und in das Kulturamt überführt.

 

Um die Voraussetzungen für einen nachhaltigen Veränderungsprozess zu schaffen, erfolgt die Etablierung einer Leitung des Kulturforums. Die Stelle 41430 (1,0 VZÄ; BesGr A10, EGr 9c) übernahm bisher die Tätigkeiten der Programmgestaltung für das Kulturforum. Zusätzlich soll diese Stelle zukünftig als Leitung des Kulturforums fungieren. Bezüglich der konkreten Aufgabenstellungen und Verantwortlichkeiten wird auf die Anlage 1 verwiesen.

Folgerichtig muss der Veränderungsprozess zwingend auch die Überarbeitung des Konzeptes zur Umsetzung der in der Satzung festgelegten drei Säulen (Spielstätte für Stadttheater, eigenes Programmprofil Kulturforum und externe Vermietungen) hinsichtlich seiner Ausgestaltung nach sich ziehen.

 

 Dies soll in zwei Phasen erfolgen.


In Phase 1 (bis 31.12.2022) sind zunächst Überlegungen anzustellen, wie die Mitarbeitenden der Stadthalle bestmöglich in die Strukturen des Kulturamtes überführt werden können. Des Weiteren muss die Aufgabenverteilung und -strukturierung hinsichtlich der Ablauforganisation überprüft und optimiert werden. Die entsprechenden Neuerungen sind bei den Stellenbeschreibungen transparent zu machen. Derzeit liegen dem OrgA keine vollständigen aktuellen Stellenbeschreibungen vor. Zudem sollen die Funktionsbezeichnungen Im Bereich der Sachbearbeitung entsprechend den jeweiligen (prägenden) Tätigkeiten angepasst werden.
Insbesondere im Hinblick auf die Kundenakquise für die Vermietungen müssen die Angebote zukünftig flexibler und attraktiver gestaltet werden.

Sowohl der Personalrat als auch OrgA sind am Veränderungsprozess zu beteiligen.

Da die derzeitige Stelleninhaberin in den Ruhestand versetzt wird, soll die Stelle 41430 zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebes des Kulturforums zeitnah ausgeschrieben werden. Am Verfahren sind der Personalrat und OrgA entsprechend zu beteiligen.

 

In Phase 2 (ab 01.01.2023) sollen die Überlegungen konkretisiert und mit dem neuen Leitungsteam umgesetzt werden.

Spätestens nach einem Jahr ist über die Ergebnisse zu berichten.

 

Technisches Personal

Bezüglich der Aufstockung des technischen Personals liegt ein Antrag zum Stellenplanverfahren 2023 vor. Dieser wird entsprechend bearbeitet. Zur Sicherstellung des unabwendbaren Bedarfes wurde vom OrgA bereits zum 01.05.22 ein GÜB i.H. von 0,2 VZÄ für Veranstaltungstechnik (EGr 9a) anerkannt. Ein Antrag auf Stellenwertüberprüfung wird entsprechend im Rahmen der laufenden Verwaltung überprüft.

 

Finanzierung:

 

Finanzielle Auswirkungen

jährliche Folgelasten

 

 

nein

 

ja

Gesamtkosten

     

 

nein

 

ja

     

Veranschlagung im Haushalt

 

 

nein

 

ja

Hst.      

Budget-Nr.      

im

 

Vwhh

 

Vmhh

wenn nein, Deckungsvorschlag: